Как общаться на работе?!
Друзья, большую часть жизни мы с вами проводим на работе. Как мы проявляемся в рабочей среде? Как мы общаемся со своими коллегами и сотрудниками?
Сегодня хочу поделиться некоторыми лайфхаками делового этикета чтобы ваша коммуникация была экологичной, уважительной и по делу!
Когда ответ на письмо занял больше времени, чем планировалось: Вместо «Извините за задержку» пишите «Благодарю за ожидание».
Когда не хотите подстраиваться под чужой график: Вместо «Какой вариант вам больше всего подходит?» пишите «Вам удобно запланировать на такое-то время/день...?»
Когда отвечаете на благодарность: Вместо «Нет проблем, не за что» пишите «Всегда рада помочь».
Когда вы уверены в своих действиях: Вместо «Я думаю, может быть, нам стоит...» пишите «Будет лучше, если мы...»
Когда вопрос требует детального обсуждения: Вместо того, чтобы долго переписываться, выясняя детали, предложите коротко созвониться и обсудить вопрос лично.
Когда хотите убедиться, что задача воспринята верно: Вместо «Вам все понятно?» пишите «Дайте знать, если у вас есть вопросы».
Когда важно узнать статус проекта: Вместо «Просто хотел уточнить» пишите «Когда я могу ожидать апдейт?»
Когда вы допустили незначительную ошибку в работе и ее заметили: Вместо «Простите, это полностью моя вина» пишите «Спасибо, за внимательность/что сообщили мне».
Когда у вас назначена встреча: Вместо «Могу я уйти пораньше?» пишите «Мне нужно уйти пораньше, чтобы…»
Когда не можете заняться чем-то немедленно: Вместо «У меня нет на это времени» пишите «Вернусь к этому вопросу в…»
Еще хорошо будет после созвона, на котором вы обсудили сложный вопрос, зафиксировать письменно всё, к чему пришли на созвоне, и уточнить у собеседника, правильно ли вы друг друга поняли🤗
Сроки ответов на разного рода запросы диктуются правилами делопроизводства. Если запрос пришел по электронке (раньше это был телекс), т.е. по быстрому каналу связи, то это означает, что автор хотел бы получить ответ побыстрее. В этом случае ответ должен быть дан не позже, чем через три дня. Если подготовка содержательного ответа требует большего времени, то в течение этого трехдневного периода должен быть отправлен промежуточный ответ, информирующий о том, что запрос получен и принят в работу, а ответ будет подготовлен в ближайшее время. Если опять времени на подготовку ответа не хватает, то следует промежуточное уведомление повторить. Надо показывать контрагенту, что о его вопросе не забыли.
Если же запрос пришел обычным письмом по обычной почте, то на подготовку ответа дается 7 дней.