Бизнес-карта привязывается к расчетному счету ИП, и никаких особых отличий по принципу работы от обычной карточки у нее нет. Однако пользоваться банковским продуктом предприниматель должен по правилам, в ином случае — жди неприятностей! Как же ограничивается использование пластика законом и стоит ли делиться бизнес-картой с сотрудниками? Можно ли оплачивать ею продукты, семейные ужины в ресторане или другие личные нужды?
Зачем ИП отдельная карта?
Бизнес-карта, привязанная к расчетному счету, нужна для оплаты командировочных расходов (например, бронирования отеля и билетов); товаров и услуг, необходимых для бизнеса (новый картридж, вызов сантехника в офис и прочее); расчетов с контрагентами и других бизнес-операций. Однако все они должны быть подотчетными, каждое действие необходимо фиксировать.
Также картой имеют право пользоваться сотрудники, если таковые есть у ИП, безусловно, если предприниматель посчитает необходимым. Для этой цели выпускается дополнительная корпоративная карта.
Получить бизнес-карту в банке не составляет труда. ИП должен предоставить заявление, паспорт, учредительные документы (устав и учредительный договор) для открытия расчетного счета, выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
Если предприниматель хочет оформить карту на своего подчиненного, то кредитная организация также запросит паспортные данные сотрудника и доверенность от ИП с правом распоряжения финансами.
Безопасно и удобно
В современном мире уже сложно представить, что расплачиваться можно только наличкой. Безналичный расчет — обычное дело!
При этом использование бизнес-карты помогает оградить бизнес от множества лишних движений и проблем, которых и так с головой хватает любому предпринимателю.
Во-первых, это безопасно. Все действия остаются в истории пользования картой. Не нужно будет выяснять, куда доверенный сотрудник потратил деньги. Тем более предпринимателю приходят СМС-оповещения, чтобы он был в курсе трансакций и мог экстренно принять меры в негативной ситуации.
Во-вторых, это удобно. Деньги на все нужды можно использовать в любой момент, а не идти для этого в бухгалтерию, тратя время на выдачу средств. Те же действия не нужно совершать и сотрудникам, которые имеют доступ к карте. Это может пригодиться для решения экстренных проблем в офисе или увеличения расходов сотрудника в командировке.
Право на наличку
По правилам, траты с бизнес-карты должны иметь основание. Как и было сказано выше, например, идти на оплату товаров или услуг для работы ИП. Действия должны подтверждаться в отчетности с помощью документов — квитанций, чеков, актов, договоров. Поэтому все эти бумажки нужно сохранять.
К отчетному бухгалтерскому периоду должны быть предоставлены чеки по всем операциям, а если это невозможно (например, услуги выполнены без кассы частным мастером), предоставляется подписанный акт о выполнении работ.
Если командировка сотрудника была зарубежной, все чеки и квитанции необходимо перевести на русский язык и заверить печатью переводчика.
При этом статус ИП разрешает снимать с карты наличные, а вот другие юридические лица позволить себе этого не могут. В этом случае также стоит сохранить чек о совершении операции в банке.
Личное или рабочее?
Но есть еще один важный вопрос: может ли ИП использовать бизнес-карту для личных расходов? Согласно законодательству — да, может. Иные юрлица не могут похвастаться такой привилегией.
Но право оплачивать свой обед в ресторане или такси бизнес-картой имеют только ИП на упрощенной системе налогообложения «Доходы» или патенте. Налоговая не потребует отчет по этим тратам, так как налог выплачивается предпринимателем с общей суммы выручки.
ИП на иных системах налогообложения обязаны отчитываться по всем тратам. Налоговая или финмониторинг могут предположить, что ИП специально снижает сумму налога, выплачивая серые зарплаты, или обналичивает средства «мимо кассы».
Органы имеют право проверить операции, и, если опасения подтвердятся (окажется, что ИП не имел права совершать личные траты, а это были именно они), на потраченную сумму начислят налог, который не был выплачен государству.
Таким образом, бизнес-карта — это удобный и безопасный продукт, но пользоваться им нужно правильно. Только предприниматели на УСН «Доходы» или патенте могут оплачивать ею личные нужды. А все рабочие траты необходимо учитывать и фиксировать документально, сохранять чеки и квитанции, даже на снятие наличных. Лучше завести себе привычку не выбрасывать бумажки, чтобы не оказаться в позиции проигравшего в борьбе с налоговой.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции
Комментарии