Сводная таблица помогает быстро обработать большой объем данных и найти взаимосвязи. Например, в каком месяце удалось сэкономить больше всего денег или на какие категории расходов приходятся основные траты. Расскажем, как сводные таблицы помогут с личным финансовым учетом.

Что такое сводная таблица

Это стандартный инструмент Excel или Google Sheets для анализа данных. Он облегчает жизнь тем, кто давно ведет финансовый учет и накопил сотни, а то и тысячи строк с данными. Сводная таблица собирает все эти данные, группирует их, проводит нужные вычисления и готовит компактный отчет. 

Как может выглядеть такая таблица:

В ней подсчитаны расходы по дням за целый год — в процентном соотношении и абсолютных суммах. И все это за несколько кликов. 

Что нужно сделать перед созданием сводной таблицы

Чтобы сводная таблица работала, нужно подготовить данные: 

1. Добавить заголовки. У каждого столбика таблицы должен быть заголовок, например «День недели» и «Расходы».
2. Привести форматы к единообразию. В каждом столбике могут быть данные лишь одного формата, например только названия или только суммы. 
3. Заполнить все. В таблице не может быть пустых ячеек или строк. 

Вот пример таблицы, которая отвечает всем правилам:

Допустим, вы записываете расходы посуточно и хотите узнать, в какие дни тратите больше всего денег. В примере выше это несложно сделать на калькуляторе. Но что делать, если вы вели учет целый год и таблица состоит из 365 строк? Здесь и поможет сводная таблица, давайте создадим такую за два простых шага. 

Шаг 1. Создаем таблицу

Нажмите Вставка → Создать сводную таблицу. Появится окошко, в котором нужно сначала выбрать диапазон данных. Это все ячейки, в которых находятся нужные нам данные, а именно дни недели и суммы расходов. Чтобы выбрать диапазон, нажмите на изображение таблицы:

Диапазон можно ввести вручную, но проще довериться рекомендациям Google Sheets и выбрать первый вариант в списке:

Нажмите ОК → Создать, таблица появится на новом листе. Перейдем к настройкам. 

Шаг 2. Настраиваем таблицу

Добавим в таблицу нужные данные. Дни недели будут строками, а суммы расходов — значениями:

Вот так за несколько кликов видим, что в течение рабочей недели и в субботу расходы равномерны, а по воскресеньям тратится на 20–25% больше, чем в остальные дни:

В сводной таблице дни недели и другие текстовые значения отображаются в алфавитном порядке. 

Частые вопросы

Как обновлять сводную таблицу?

Таблица не обновляется автоматически. Если вы продолжаете вести финансовый учет и вносите дополнительные расходы, они не будут отображаться в сводной таблице, потому что на первом шаге мы ограничили диапазон. Чтобы добавить новые строки в таблицу, нужно изменить диапазон: 

Как учитывать доходы от инвестиций?

При создании сводной таблицы важно, чтобы в ней не было пустых ячеек и строк, иначе ничего не сработает. В инвестициях такая ситуация невозможна, потому что доход по некоторым финансовым инструментам не поступает каждый день: например, по депозитам или сдаче недвижимости. Поскольку строки нельзя оставлять пустыми, нужно каждый раз вводить ноль в графу доходов. 

Что важно запомнить

• Сводная таблица помогает быстро проанализировать большой объем данных и собрать отчет в компактном виде. 
• Таблицу нужно заполнять по правилам — иначе в результате будут ошибки. 
• Обновлять сводную таблицу можно только вручную.