Сводная таблица помогает быстро обработать большой объем данных и найти взаимосвязи. Например, в каком месяце удалось сэкономить больше всего денег или на какие категории расходов приходятся основные траты. Расскажем, как сводные таблицы помогут с личным финансовым учетом.
Почему Google Sheets
Вместо Excel мы пользуемся сервисом Google Sheets, потому что он бесплатный и работает в онлайне: можно заходить с компьютера и телефона. Если Excel привычнее — никаких проблем, в нем те же функции.
Что такое сводная таблица
Это стандартный инструмент Excel или Google Sheets для анализа данных. Он облегчает жизнь тем, кто давно ведет финансовый учет и накопил сотни, а то и тысячи строк с данными. Сводная таблица собирает все эти данные, группирует их, проводит нужные вычисления и готовит компактный отчет.
Как может выглядеть такая таблица:
В ней подсчитаны расходы по дням за целый год — в процентном соотношении и абсолютных суммах. И все это за несколько кликов.
Что нужно сделать перед созданием сводной таблицы
Чтобы сводная таблица работала, нужно подготовить данные:
- Добавить заголовки. У каждого столбика таблицы должен быть заголовок, например «День недели» и «Расходы».
- Привести форматы к единообразию. В каждом столбике могут быть данные лишь одного формата, например только названия или только суммы.
- Заполнить все. В таблице не может быть пустых ячеек или строк.
Вот пример таблицы, которая отвечает всем правилам:
Допустим, вы записываете расходы посуточно и хотите узнать, в какие дни тратите больше всего денег. В примере выше это несложно сделать на калькуляторе. Но что делать, если вы вели учет целый год и таблица состоит из 365 строк? Здесь и поможет сводная таблица, давайте создадим такую за два простых шага.
Шаг 1. Создаем таблицу
Нажмите Вставка → Создать сводную таблицу. Появится окошко, в котором нужно сначала выбрать диапазон данных. Это все ячейки, в которых находятся нужные нам данные, а именно дни недели и суммы расходов. Чтобы выбрать диапазон, нажмите на изображение таблицы:
Диапазон можно ввести вручную, но проще довериться рекомендациям Google Sheets и выбрать первый вариант в списке:
Нажмите ОК → Создать, таблица появится на новом листе. Перейдем к настройкам.
Шаг 2. Настраиваем таблицу
Добавим в таблицу нужные данные. Дни недели будут строками, а суммы расходов — значениями:
Вот так за несколько кликов видим, что в течение рабочей недели и в субботу расходы равномерны, а по воскресеньям тратится на 20–25% больше, чем в остальные дни:
В сводной таблице дни недели и другие текстовые значения отображаются в алфавитном порядке.
Частые вопросы
Как обновлять сводную таблицу?
Таблица не обновляется автоматически. Если вы продолжаете вести финансовый учет и вносите дополнительные расходы, они не будут отображаться в сводной таблице, потому что на первом шаге мы ограничили диапазон. Чтобы добавить новые строки в таблицу, нужно изменить диапазон:
Как учитывать доходы от инвестиций?
При создании сводной таблицы важно, чтобы в ней не было пустых ячеек и строк, иначе ничего не сработает. В инвестициях такая ситуация невозможна, потому что доход по некоторым финансовым инструментам не поступает каждый день: например, по депозитам или сдаче недвижимости. Поскольку строки нельзя оставлять пустыми, нужно каждый раз вводить ноль в графу доходов.
Что важно запомнить
- Сводная таблица помогает быстро проанализировать большой объем данных и собрать отчет в компактном виде.
- Таблицу нужно заполнять по правилам — иначе в результате будут ошибки.
- Обновлять сводную таблицу можно только вручную.
