Авизо — это официальное письменное уведомление. Такое понятие используют в банковской, бухгалтерской и коммерческой деятельности. Часто значение этого термина меняется в зависимости от контекста использования.
Иногда термин «авизо» используют даже для деловой переписки.
Однако авизо всегда предполагает проведение какой-либо операции или действия, а документ передается от одного контрагента к другому. В таком письменном уведомлении всегда содержатся подтверждения платежных операций и данные об отправке товаров.
В бухгалтерии авизо представляет собой уведомление об изменениях в активах компании. В нем может быть информация об изменениях в нормативно-правовых источниках для оформления документов. В авизо также могут указываться сведения об остатке средств на счетах, новых записях в кредитных и дебетовых документах.
Такое извещение могут присылать не только контрагенты, но и сотрудники одной компании.
В банковской сфере авизо означает информирование клиента об изменениях с его счетами или уведомление банка об отказе клиента совершать какие-либо расходные операции.
Также банк может выслать клиенту авизо, если ожидает от клиента распоряжений по операциям с новыми поступлениями на его счет.
В коммерческой сфере авизо используют контрагенты для информирования об определенных действиях с продукцией или другими материальными ценностями компании.
Для проведения таких операций контрагент должен получить от компании подтверждающее авизо.
Классификация авизо зависит от того, кому и для чего направляется уведомление.
Если организации обсуждают количество, качество и стоимость товаров и услуг, это считается прямым или обратным авизо.
Прямые авизо не требуют ответа от второй стороны на уведомление. Обратные авизо — это ответная реакция: согласна вторая сторона или не согласна с требованиями в извещении. Обратное авизо также используют для подтверждения сделки или отсутствия претензий у сторон.
Авизо также могут высылать различные подструктуры одной компании. Это может быть бухгалтерская справка о совершении финансовых операций между подразделениями.
Авизо также может быть выслано контрагентами. Например, тот же документ купли-продажи предполагает оповещение продавца и покупателя об исполнении обязательств.
Так, продавец может уведомить покупателя о готовности новой партии товара, а покупатель высылает ему чек об ее оплате.
В дебетовых авизо продавец уведомляет покупателя о финансовых обязательствах, которые нужно погасить, (например, отгрузочные документы на товары или услуги или поручение на списание определенной суммы).
В кредитных авизо один контрагент направляет другому уведомление о задолженности, которую нужно погасить.
Существует также классификация авизо по способам отправки:
- бумажные с подписями и печатями;
- электронные с цифровой подписью.
Авизо по расчетам составляют для устранения разногласий между сторонами из-за стоимости поставки, при согласовании цен на товары. К такому документу обязательно прикрепляются корректные расчеты.
В авизо указывают сведения и подкрепляют необходимыми приложениями.
Законодательно единая форма авизо не утверждена. Каждая компания самостоятельно утверждает форму документа.
Поскольку авизо является первичным бухгалтерским документом, в нем обязательно указывают:
- номер договора;
- номер счета;
- бланки отчетности;
- бланки выполненных работ или оказанных услуг.
В документ также включают следующие сведения:
- наименование авизо, например дебетовое авизо;
- порядковый номер;
- дату составления;
- наименование компании;
- основания, по которым проводилась операция;
- ее сумма;
- реквизиты получателя;
- подпись ответственного сотрудника и оттиск штампа.
К авизо могут прикрепить:
- кассовые ордеры;
- платежные поручения;
- выписки с банковских счетов;
- права на активы и другое.
При передаче финансовых активов или обязательство авизо подают в двух экземплярах. Один хранят в бухгалтерии в качестве подтверждения операции. Второй экземпляр с необходимыми отметками передают отправителю.
Если авизо используют в одной компании между разными подразделениями, документ составляют в трех экземплярах. Первый хранится в бухгалтерии, второй с отметками передают отправителю, а третий направляют в главное подразделение компании.