Авизо

Авизо — это официальное письменное уведомление. Такое понятие используют в банковской, бухгалтерской и коммерческой деятельности. Часто значение этого термина меняется в зависимости от контекста использования.

Иногда термин «авизо» используют даже для деловой переписки.

Однако авизо всегда предполагает проведение какой-либо операции или действия, а документ передается от одного контрагента к другому. В таком письменном уведомлении всегда содержатся подтверждения платежных операций и данные об отправке товаров.

Формы документа в разных сферах

В бухгалтерии авизо представляет собой уведомление об изменениях в активах компании. В нем может быть информация об изменениях в нормативно-правовых источниках для оформления документов. В авизо также могут указываться сведения об остатке средств на счетах, новых записях в кредитных и дебетовых документах.

Такое извещение могут присылать не только контрагенты, но и сотрудники одной компании.

В банковской сфере авизо означает информирование клиента об изменениях с его счетами или уведомление банка об отказе клиента совершать какие-либо расходные операции.

Также банк может выслать клиенту авизо, если ожидает от клиента распоряжений по операциям с новыми поступлениями на его счет.

В коммерческой сфере авизо используют контрагенты для информирования об определенных действиях с продукцией или другими материальными ценностями компании.

Для проведения таких операций контрагент должен получить от компании подтверждающее авизо.

Виды авизо

Классификация авизо зависит от того, кому и для чего направляется уведомление.

Прямые и обратные авизо

Если организации обсуждают количество, качество и стоимость товаров и услуг, это считается прямым или обратным авизо.

Прямые авизо не требуют ответа от второй стороны на уведомление. Обратные авизо — это ответная реакция: согласна вторая сторона или не согласна с требованиями в извещении. Обратное авизо также используют для подтверждения сделки или отсутствия претензий у сторон.

По движению

Авизо также могут высылать различные подструктуры одной компании. Это может быть бухгалтерская справка о совершении финансовых операций между подразделениями.

Авизо также может быть выслано контрагентами. Например, тот же документ купли-продажи предполагает оповещение продавца и покупателя об исполнении обязательств.

Так, продавец может уведомить покупателя о готовности новой партии товара, а покупатель высылает ему чек об ее оплате.

Дебетовые и кредитные авизо

В дебетовых авизо продавец уведомляет покупателя о финансовых обязательствах, которые нужно погасить, (например, отгрузочные документы на товары или услуги или поручение на списание определенной суммы).

В кредитных авизо один контрагент направляет другому уведомление о задолженности, которую нужно погасить.

Существует также классификация авизо по способам отправки:

- бумажные с подписями и печатями;

- электронные с цифровой подписью.

Авизо по расчетам составляют для устранения разногласий между сторонами из-за стоимости поставки, при согласовании цен на товары. К такому документу обязательно прикрепляются корректные расчеты.

Порядок оформления авизо

В авизо указывают сведения и подкрепляют необходимыми приложениями.

Законодательно единая форма авизо не утверждена. Каждая компания самостоятельно утверждает форму документа.

Поскольку авизо является первичным бухгалтерским документом, в нем обязательно указывают:

- номер договора;

- номер счета;

- бланки отчетности;

- бланки выполненных работ или оказанных услуг.

В документ также включают следующие сведения:

- наименование авизо, например дебетовое авизо;

- порядковый номер;

- дату составления;

- наименование компании;

- основания, по которым проводилась операция;

- ее сумма;

- реквизиты получателя;

- подпись ответственного сотрудника и оттиск штампа.

К авизо могут прикрепить:

- кассовые ордеры;

- платежные поручения;

- выписки с банковских счетов;

- права на активы и другое.

Выставление авизо

При передаче финансовых активов или обязательство авизо подают в двух экземплярах. Один хранят в бухгалтерии в качестве подтверждения операции. Второй экземпляр с необходимыми отметками передают отправителю.

Если авизо используют в одной компании между разными подразделениями, документ составляют в трех экземплярах. Первый хранится в бухгалтерии, второй с отметками передают отправителю, а третий направляют в главное подразделение компании.