За невыдачу формы СТД-Р работодателю грозит штраф до 70 тыс. рублей, а у работника без такой справки могут возникнуть проблемы при трудоустройстве. Рассказываем, что такое справка СТД-Р, какие сведения она содержит и как ее запросить работнику.
Что такое справка о трудовой деятельности (СТД-Р)
В 2020 году ввели новую форму отчетности о деятельности граждан, которые трудятся по трудовому договору. У работодателей появилась обязанность предоставлять справку по установленному образцу.
Форму СТД-Р ввели вместе с электронной книжкой. В этой форме указывают сведения о деятельности сотрудника в определенной организации: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение.
Такая справка может заменить трудовую книжку в некоторых случаях. Однако важное отличие СТД-Р от трудовой в том, что в справке содержатся сведения только о текущем или последнем месте работы. При трудоустройстве на новое место сотрудник обязан предъявить форму СТД-Р.
Оформлять и предоставлять такой документ обязаны все организации, где сотрудники работают на основании трудового договора, в том числе по совместительству и удаленно.
Если работодатель принимает в компанию сотрудника с электронной трудовой книжкой, перед заключением договора последний обязан предоставить форму СТД-Р с последнего места работы.
Для чего нужна справка СТД-Р
Форма нужна для подтверждения данных о трудовой деятельности сотрудника с электронной трудовой книжкой. Соискателю этот документ может потребоваться при трудоустройстве.
В каких случаях выдается справка СТД-Р
Справку оформляют, если у работника электронная трудовая книжка. СТД-Р выдают при увольнении или по требованию работника.
Сроки выдачи документа:
- При увольнении, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в обязательном порядке без заявления работника.
- Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р ему предоставляют за день до отпуска.
- После заявления сотрудника справку должны оформить в течение трех дней. По желанию работника ее могут выдать в бумажном или электронном виде.
По заявлению сотрудника справку могут выдать неограниченное количество раз. Работодатель может вносить данные в журнал учета.
Если у сотрудника есть только бумажная трудовая, СТД-Р выдают по усмотрению работодателя.
Сотрудник может получить документ по электронной почте, заказным письмом или лично.
Если сотрудник не забрал бумажную справку, ее высылают заказным письмом с отметкой о вручении. После отправки работодатель не несет ответственности за несвоевременную выдачу документа.
Как получить справку СТД-Р
Чтобы получить справку, сотруднику нужно:
- написать заявление на имя работодателя;
- указать формат документа;
- передать заявление руководителю;
- получить справку в течение трех дней.
Заявление можно составить в свободной форме. Найти образец заявления на выдачу справки СТД-Р в бумажном виде можно здесь, а в электронном — здесь.
Как заказать СТД-Р на «Госуслугах»
Справку СТД-Р можно получить не только у работодателя, но и в личном кабинете на сайте «Госуслуг». В этом случае работник получит выписку из электронной трудовой книжки. Такой документ называется СТД-СФР.
Справка содержит в себе сведения, которые фонд получает от работодателя. До 2023 года работодатель подавал сведения о работниках по форме СЗВ-ТД. Однако после объединения Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования ввели новую форму отчетности. Теперь сведения о трудовой деятельности включают в состав Единой формы сведений (ЕФС-1) в раздел 1.
В отчете указывают все кадровые действия в отношении работника в отчетном периоде. В справке также указывают форму трудовой книжки сотрудника.
На «Госуслугах» все сведения о работнике формируются онлайн. Их можно скачать в формате pdf и распечатать или сохранить в электронном виде. Позднее их можно найти в разделе «История обращений».
Как запросить СТД-Р в СФР
Если у работника по каким-то причинам нет справки СТД-Р, после увольнения он может получить ее в личном кабинете на сайте СФР. Все данные, которые работодатель передавал в фонд, СФР хранит у себя и может предоставить при необходимости.
Справка о кадровых мероприятиях с работником называется СТД-СФР. В этой справке можно найти не только даты приема и увольнения с работы, но и заявления о переходе или отказе от перехода на цифровой способ учета.
На сайте Социального фонда в разделе «Электронная трудовая книжка» необходимо выбрать вкладку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».
Как выдать СТД-Р
Работодатель должен выбрать справку тем же способом, который выбрал сотрудник. Если последний не указал предпочтительный вариант, работодатель может выбрать бумажный или электронный формат справки для выдачи самостоятельно.
Бумажный СТД-Р руководитель должен заверить подписью и печатью организации.
Электронный вариант заверяют усиленной электронной подписью уполномоченного лица.
Справку можно выдать лично сотруднику на руки, направить ему заказным письмом с отметкой о вручении или по электронной почте.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдают на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописаны правила заполнения формы.
Как правильно заполнить форму СТД-Р
Справку заполняют индивидуально для работника. В документе указывают сведения о его трудовой деятельности в период работы в конкретной компании. Эти сведения могут взять из трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
В первой части документа указывают:
- информацию о работнике — Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС;
- информацию о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в СФР;
- сведения о том, ведется ли трудовая книжка в электронном виде. В этом случае указывают данные заявления. Эти сведения вносит только тот работодатель, который получил соответствующее заявление от сотрудника.
В нижней части указывают все данные о трудовой деятельности работника в виде таблицы.
| № графы | Тип сведений |
| 1 | Порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | Дата кадрового мероприятия |
| 3 | Наименование кадрового действия |
| 4 | Должность, профессия, специальность сотрудника |
| 5 | Код выполняемой сотрудником функции в соответствии с общероссийским классификатором занятий |
| 6 | Причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ или другого закона |
| 7—9 | Наименование, дата и номер приказа кадрового события |
| 10 | Отметка об отмене записи |
В графе № 3 можно указать только пять вариантов кадровых мероприятий:
- прием — прием на работу;
- перевод — перевод на другую службу;
- переименование — изменение данных страхователя;
- установление (присвоение) — установление или присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации;
- увольнение — увольнение с работы.
Как исправить ошибку в СТД-Р
При возникновении ошибок или недостоверных данных информацию в СТД-Р нужно аннулировать.
Такая справка формируется на основании данных в ЕФС-1. Поэтому в первую очередь нужно исправить ошибку в ней и направить документ в СФР, а затем заново сформировать СТД-Р.
Если исправить только последнюю форму, могут возникнуть расхождения с данными Социального фонда и формой СТД-СФР.
Чтобы полностью аннулировать запись, в отношении кадрового мероприятия заполняются графы от 1 до 9, а в графе 10 ставят «Х».
Чтобы исправить запись, нужно отменить неправильную запись, поставив «Х» в графе 10, а затем внести в следующие строки верные данные.
Ответственность за непредоставление справки СТД-Р
Если работодатель не предоставит справку в установленные сроки, ему грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
При первом нарушении должностному лицу грозит штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей или предупреждение, ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, юрлицу — от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
При повторном нарушении должностному лицу грозит штраф от 10 тыс. до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от года до трех лет, ИП — штраф от 10 тыс. до 20 тыс. рублей, а юрлицу — штраф от 50 тыс. до 70 тыс. рублей.
Что делать, если невозможно выдать СТД-Р
Если работник отказался от получения справки в последний день работы или не пришел в принципе, форму можно заверить подписью руководителя и печатью организации, а затем выслать заказным письмом с уведомлением о вручении. С момента направления письма работодатель не несет ответственности за просрочку о предоставлении данных.
Если последний день работы специалиста не совпадает с моментом увольнения, руководитель не несет ответственности за просрочку в выдаче СТД-Р. Такое возможно, если:
- сотрудника уволили за прогул;
- он осужден к наказанию и не может продолжать работать;
- уволили женщину, срок трудового договора которой продлили до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.
В этом случае работодатель может направить справку по почте с уведомлением о вручении. При необходимости справку могут отдать в момент, когда работник придет на работу.
СТД-Р и СТД-СФР: в чем разница
СТД-Р и СТД-СФР имеют отличия. Первая справка дает работнику данные о деятельности в конкретной организации. Во втором случае в справке указаны сведения о деятельности сотрудника во всех организациях, с которыми он заключал трудовой договор. По сути СТД-СФР полностью дублирует сведения электронной трудовой книжки.
Как получить справку СТД-Р: главное
- Форма СТД-Р содержит сведения о деятельности сотрудника в определенной организации и кадровых мероприятиях в отношении него: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение.
- Оформлять и предоставлять такой документ обязаны все организации. Ее в обязательном порядке выдают сотрудникам с электронной трудовой книжкой при увольнении или по запросу работника. Если у сотрудника бумажная трудовая, СТД-Р работодатель выдает по своему усмотрению.
- Документ выдается в бумажном или электронном виде — зависит от запроса работника.
- Такой документ необходим при трудоустройстве соискателя на новое место работы.
- Форму СТД-Р можно запросить у работодателя, на сайте СФР или на «Госуслугах».