Что такое бизнес-карта и зачем она предпринимателю

Объясняем, чем отличаются такие карты для ИП и юрлиц и в каких случаях банк может заблокировать карточный счет.

Что такое бизнес-карта

Это инструмент для компаний и предпринимателей: бизнес-карта помогает управлять деньгами, платить по счетам и отслеживать финансы. С такой картой можно снимать наличные, оплачивать товары и услуги и получать отчеты о трансакциях. Условия и возможности могут различаться в зависимости от банка и типа карты.

Банки в России выпускают два типа бизнес-карт: дебетовые и кредитные.

С дебетовой бизнес-картой можно пользоваться деньгами, которые уже есть на счете компании. Иногда, если банк разрешает, можно даже «заходить в минус» на определенную сумму, но это зависит от условий.

А вот с кредитной бизнес-картой компания может расплачиваться только в пределах установленного кредитного лимита. Ею можно оплачивать товары, услуги и так далее.

Эти карты разнятся по своим возможностям, стоимости обслуживания и могут иметь дополнительные бонусы и предложения.

Бизнес-карты также различаются по функционалу — универсальные и ограниченные. Первые можно использовать для любых покупок, а вторые — только на определенные категории. Изначально банки выпускают универсальные, а далее предприниматель сам может ограничивать категории покупок, если, например, передает ее сотрудникам.

Топливная карта — один из примеров ограниченной бизнес-карты. Ею можно оплатить только топливо, а купить воды или пирожок — нет.

Сколько карт можно выпустить к одному счету

Это зависит от условий банков и вашего тарифа обслуживания. В рамках одного бизнес-счета обычно можно открыть несколько карт и установить на них лимиты и ограничения.

В момент оформления карты вам нужно назвать сотрудника, который будет ею пользоваться. Передавать карту третьим лицам нельзя.

Выпустить бизнес-карту может только единоличный исполнительный орган (ЕИО, например директор). Сотрудник с правом подписи может выпустить карту только себе, а другим коллегам — нет.

Как бизнес-картой пользуются ИП

ИП может пользоваться бизнес-картой как своей личной дебетовой картой, расходуя деньги как на личные нужды, так и на потребности своего бизнеса. Согласно закону, все деньги, принадлежащие индивидуальным предпринимателям, считаются их собственными средствами. Это означает, что предприниматель вправе использовать средства с бизнес-карты на что угодно при соблюдении законных ограничений.

Выбор налогового режима определяет, как нужно вести учет расходов:

• По УСН «Доходы» вам не нужно вести бухгалтерский учет. Это означает, что налоговая служба не будет интересоваться тратами с бизнес-карты, включая личные расходы, и собирать чеки необязательно.
• По УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО вы должны учитывать личные и деловые расходы отдельно и иметь на них документальное подтверждение.

Если не соблюдать этот порядок, то есть риск признания части личных расходов предпринимательскими, и их будет сложно объяснить в рамках бизнеса. В таком случае налоговые органы могут начислить налоги, штрафы и пени. Поэтому предпринимателям на указанных режимах лучше избегать использования корпоративных средств для личных нужд, чтобы избежать наказаний.

Это сделать просто. Заведите две дебетовые карты на разные счета — одну для трат на бизнес, другую — для личных расходов. В обоих случаях вы вправе получать кэшбэк. Наиболее выгодную карту поможет подобрать сервис подбора карт.

Важно помнить, что нельзя напрямую выплачивать заработную плату сотрудникам средствами с карточного счета. Для этого необходимо перевести деньги с бизнес-счета на банковские карты сотрудников по зарплатному проекту или стандартного платежного поручения.

Как ООО пользуются бизнес-картами

Юрлица по бизнес-карте могут покупать только товары для своей компании, а использовать ее для личных трат работников или учредителей нельзя.

Компаниям стоит соблюдать несколько правил, чтобы бизнес-карту и привязанный к ней счет не заблокировали по 115-ФЗ (отмывание доходов):

• Не снимайте наличные. Банк вправе запросить документы, которые подтвердят необходимость такой суммы для хозяйственной деятельности юрлица.
• Большие суммы наличных вносите через кассу, а не на бизнес-карту. Если планируете использовать бизнес-карту как инструмент для инкассации, то еще при оформлении, заранее сообщите банку примерный объем наличных, который будет вноситься на счет.

Плюсы и минусы бизнес-карт

Преимущества бизнес-карты:

• Удобство и прозрачность. Бизнес-карта помогает легко отслеживать расходы компании, так как все траты регистрируются в выписке. Это сокращает время учета для бухгалтерии.
• Раздельные финансы. Если вы ИП, бизнес-карта отделит деньги компании от личных средств.
• Безопасность. С бизнес-картой вам не нужно носить большие суммы наличных денег, что снижает риск кражи или утери денег.
• Оплата онлайн и в магазинах. Большинство бизнес-карт позволяют оплачивать товары и услуги как в Интернете, так и в магазинах.

Недостатки бизнес-карты:

• Сборы и комиссии. Банки взимают сборы за обслуживание бизнес-карт, а также могут брать повышенную комиссию за снятие наличных денег в банкоматах.
• Лимиты. Как правило, банки ставят лимиты как на расходные операции, так и на внесение. Потребуется собрать подтверждающие документы, если захотите провести трансакцию крупной суммы.
• Зависимость от банка. Банк в любой момент может заблокировать операцию, если она покажется ему подозрительной.