Когда сотрудник увольняется, работодатель должен с ним рассчитаться в последний день работы. Причем это касается не только зарплаты, но и других выплат, в том числе компенсации за дни отпуска, которые сотрудник не успел отгулять.
Рассказываем, есть ли ограничения на количество компенсируемых дней неиспользованного отпуска, как рассчитать размер компенсации и что делать, если работодатель не выплачивает деньги.
Как компенсируют неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсация неиспользованного отпуска при увольнении регулируется Трудовым кодексом РФ. Согласно ст. 127 Трудового кодекса, если сотрудник увольняется или его увольняют, он имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска. Проще говоря, работодатель выплачивает деньги за неиспользованные дни отпуска во время работы в компании.
Работодатель компенсирует все виды отпуска: основной и дополнительный. На компенсацию не влияют обстоятельства увольнения — сотрудник может уйти по собственному желанию или по инициативе работодателя, но все равно получит деньги за неиспользованные дни отпуска.
Важно! Ограничений по компенсации нет. По закону работодатель обязан компенсировать все неиспользованные дни отпуска сотрудника при увольнении, и неважно, сколько их накопилось.
Можно ли компенсировать неиспользованный отпуск без увольнения
Если сотрудник редко ходит в отпуск и накопилось более 28 неиспользованных календарных дней, то их можно компенсировать, не увольняясь. Такой возможностью могут воспользоваться только те, кому по закону или по инициативе работодателя положен удлиненный отпуск. По закону к таким сотрудникам относятся:
- инвалиды — получают не менее 30 календарных дней в год;
- несовершеннолетние — получают 31 календарный день в год;
- муниципальные служащие — получают 30 календарных дней.
Также дополнительный отпуск положен:
- сотрудникам с вредными или опасными условиями труда (эти сотрудники не могут компенсировать дополнительный отпуск, только после увольнения);
- работникам с ненормированным графиком;
- тем, кто работает в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностях.
Важно! Компенсация — это не обязанность. Работодатель может отказать в денежной выплате взамен дополнительного неиспользованного отпуска.
Сгорает ли неиспользованный отпуск
Неиспользованный отпуск не сгорает. Если работник не успел взять отпуск до увольнения или окончания трудового договора, работодатель обязан компенсировать неиспользованные дни отпуска деньгами.
Кто не может компенсировать отпуск деньгами
Заменить отпуск деньгами не могут беременные, несовершеннолетние. Также компенсировать дополнительные дни отпуска деньгами не смогут сотрудники, которые работают во вредных или опасных условиях.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитывается по среднедневному заработку за последние 12 календарных месяцев, как и отпускные. Формула расчета среднедневного заработка такая:
(Оклад × 12 месяцев + Сумма премий + Платежи в неденежной форме) / (Отработанные рабочие дни за расчетный период − больничные − дни отпусков, в том числе без сохранения оплаты)
Вот какие выплаты от работодателя нужно включать при расчете среднедневного заработка:
- зарплата по окладу;
- зарплата по тарифу;
- сдельная зарплата;
- комиссионные вознаграждения;
- выплаты процента от прибыли компании;
- зарплата, выданная в неденежной форме;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
- гонорар или авторское вознаграждение;
- премии.
А эти выплаты, напротив, считать не нужно:
- командировочные;
- декретные пособия;
- больничные;
- ранее выданные отпускные;
- материальная помощь;
- возмещение за питание и прочее;
- оплата путевок или обучения.
Пример простого расчета компенсации при увольнении
Можно воспользоваться упрощенной формулой расчета среднедневного заработка. По ней вы получите примерную сумму компенсации за неиспользованный отпуск, но зато не придется вспоминать все выплаты и дни отдыха за последние 12 месяцев.
Если за последний год вы не были в отпуске и на больничных, не получали премии и прибавку к окладу, то сумма получится точная:
Оклад × 12 месяцев / 12 / 29,3 рабочих дня
Допустим, вы решаете уволиться в июле этого года. За время работы у вас накопился 31 день отпуска. Расчетный период в этом случае — с 1 июля 2023 года по 30 июня 2024 года. Зарплата в этом периоде не менялась — 80 000 рублей в месяц до вычета НДФЛ. Соответственно, среднедневной заработок в этом случае составляет:
80 000 × 12 / 12 / 29,3 = 2730,38 рубля среднего заработка. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении составит:
2730,38 рубля × 31 день × 87% (13% — НДФЛ, подоходный налог) = 73 638,35 рубля компенсации за неиспользованный отпуск.
Важно! Это упрощенная формула, которая дает приблизительное значение. Если бы в расчетном периоде были дни-исключения, например больничные, то итоговая сумма была бы другой.
Пример сложного расчета компенсации при увольнении
Если вы хотите точно рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении за все время работы на последней позиции, то придется вспомнить все периоды отпусков, больничных и других дней без работы, а также доходы за последние 12 месяцев. Проще всего последнее найти в расчетных листках, которые работодатель должен был передавать вам каждый месяц.
Шаг 1. Посчитайте дни неиспользованного отпуска. Стандартный оплачиваемый отпуск — 28 дней в год, то есть у работника копится по 2,33 дня в месяц. Чтобы посчитать количество дней неиспользованного отпуска, вначале посчитайте свой стаж у этого работодателя. Короче говоря, это все время работы, но нужно исключить эти дни:
- отпуск за свой счет больше 14 дней за год;
- дни отсутствия на работе без уважительных причин или если сотрудника отстранили от работы по его вине;
- декретный отпуск.
Формула выглядит так: Продолжительность ежегодного отпуска вместе с дополнительными днями / 12 месяцев × Количество полных месяцев работы − Количество дней уже использованного отпуска.
Например, вы работаете в компании 4 года 8 месяцев и 16 дней. Таким образом, количество полных месяцев работы — 56 месяцев плюс 1 месяц за неполный месяц работы, так как для расчета отпускных половина месяца работы считается как полностью отработанный месяц. Итого — 57 месяцев.
В отпуск вы ходили каждый год на 14 дней, итого за 5 неполных лет — 70 дней. Соответственно, неиспользованного отпуска у вас осталось:
(28 дней ежегодного отпуска / 12 месяцев) × 57 месяцев − 70 дней = 62,81 дня.
По общему правилу дни округляются и только в бо́льшую сторону, поэтому неиспользованных дней отпуска в этом случае — 63 дня.
Помните, что дни отпуска не сгорают. Они копятся на протяжении всего стажа работы у конкретного работодателя вплоть до увольнения. Главное правило, которое нельзя нарушать работодателю: работник раз в год должен обязательно сходить в отпуск на 14 дней подряд. Оставшиеся 14 дней стандартного отпуска вы можете дробить на части либо вовсе не брать их.
Даже если спустя 10–20–30 лет у вас остался 1 день с первого года работы, при увольнении работодатель обязан этот день компенсировать вам деньгами.
Проще всего узнать неиспользованные дни отпуска у специалистов по кадрам у вашего работодателя. Как правило, в компаниях это давно автоматизированный процесс, и дни отпусков считаются автоматически. Если вы в конфликте с работодателем, то эту информацию вам все равно обязаны предоставить.
Шаг 2. Рассчитайте среднедневной заработок. Вначале определитесь с расчетным периодом. Для сотрудников со стандартным рабочим графиком он составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска или увольнения. Например, если вы увольняетесь в июле 2024 года, то расчетный период в вашем случае — с 1 июля 2023 года по 30 июня 2024 года.
Важно! Если сотрудник проработал меньше года, то среднедневной заработок считается по месяцам, в которых он успел поработать.
Далее нужно посчитать реально начисленные выплаты работодателя за этот период. В расчет берется не только оклад, но и премии, комиссионные вознаграждения, надбавки и даже выплаты, выданные в недежной форме. Проще все найти всю эту информацию в расчетных листках. Обратите внимание, что считать начисления нужно до вычета НДФЛ.
Далее нужно воспользоваться формулой:
Сумма доходов за расчетный период / 12 месяцев / 29,3 дня
29,3 — это среднемесячное число календарных дней, которое установлено в Трудовом кодексе. Если сотрудник за последние 12 месяцев был в отпуске, болел или отстранялся по тем или иным причинам от работы, то формула немного другая:
Сумма доходов за расчетный период / (количество полных отработанных месяцев × 29,3 дня + количество дней работы в неполных месяцах.
Допустим, за 12 месяцев дней до увольнения вы были в отпуске на 14 дней в октябре и на больничном на 7 дней в апреле. Соответственно, у вас 10 полных рабочих месяцев и 2 неполных, а всего количество рабочих дней:
Октябрь: 29,3 / 31 × 24 = 22,68 дня
Апрель: 29,3 / 30 × 16 = 15,63 дня
Полные месяцы: 10 × 29,3 = 293 дня
Всего: 331,31 дня
За этот же период вы получили от работодателя 939 000 рублей до вычета НДФЛ. Поэтому среднедневной заработок в этом случае:
939 000 / 331,31 = 2834,20 рубля
Это число — и есть ваш среднедневной заработок за расчетный период у этого работодателя.
Шаг 3. Рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск. Причина увольнения не влияет на размер компенсации и количество дней отпуска. Бывшему работнику должны выплатить всю сумму.
Формула такая:
Среднедневной заработок × количество дней неиспользованного отпуска
Подставим значения, полученные на предыдущем шаге:
2834,20 рубля × 63 дня = 178 554,60 рубля. Именно эту сумму начислит вам работодатель при увольнении, но по общему правилу удержит с нее НДФЛ — 13% подоходного налога (15%, если сумма доходов в 2024 году у вас больше 5 млн рублей). Соответственно, итоговая сумма, которую вы получите на карту или в кассе работодателя:
178 554,60 × 87% = 155 342,50 рубля.
Когда должны перечислить компенсацию за неиспользованный отпуск
Как и все положенные выплаты, например невыплаченную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель обязан выплатить в день увольнения. Если в этот день сотрудник не работал, то по ст. 140 ТК РФ бывший сотрудник должен получить деньги не позднее следующего дня после предъявления требования о выплате.
Когда лучше увольняться, чтобы увеличить размер компенсации за неиспользованный отпуск
Чтобы получить бо́льшую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, увольняться нужно во вторую половину месяца после 15 числа. Это связано с особенностью расчета: период работы округляют до месяца.
Если вы числились в штате до 15 числа включительно, то половина месяца округляется до полного, а если уволиться раньше, то текущий месяц в расчет не берется.
Например, вы отработали 1 год 6 месяцев и 14 дней. В расчет компенсации возьмут только 18 месяцев, а если бы отработали 1 год 6 месяцев и 15 дней, то уже 19 месяцев.
Удерживают ли НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск
С компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работодатели удерживают НДФЛ. В 2024 году ставки такие:
- 13%, если сумма доходов за календарный год менее 5 млн рублей;
- 15%, если сумма доходов более 5 млн рублей.
С 1 января 2025 года прогрессивная шкала НДФЛ расширится. Она касается не только зарплаты, но и других трудовых доходов, в том числе отпускных и компенсаций. Подробнее об этом мы писали здесь.
Что делать, если работодатель не хочет компенсировать неиспользованный отпуск
При увольнении работодатель обязан выплатить деньги за неиспользованный отпуск. Если же работодатель отказывается, то следует обратиться в Трудовую инспекцию. Онлайн-жалобу можно подать на сайте онлайнинспекция.рф, где ее рассмотрят в течение 30 дней.
Обратите внимание, что оставлять анонимные жалобы нельзя.
Прокуратура не занимается вопросами трудовых договоров, но может проверить работодателя в случае общих нарушений, таких как невыплата зарплаты, неуплата страховых взносов или нарушение условий труда. Если работодатель отказывается выплатить вам сумму в соответствии с правилами, жалобу можно подать немедленно.
Важно! Двухнедельный срок ожидания применяется только в случае задержки выплат текущим сотрудникам.
Трудовая инспекция оштрафует работодателя за нарушение, а прокуратура может выдать предписание с выплатой всех должных вам сумм с процентами — 1/50 от ключевой ставки за каждый день задержки.
Сколько денег можно получить при увольнении за неиспользованный отпуск: кратко
- Если сотрудник увольняется или его увольняют, он имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска. Компенсируются все виды отпуска: основной и дополнительный.
- Ограничений по компенсации нет — в расчет берутся все неиспользованные дни отпуска сотрудника при увольнении, и неважно, сколько их накопилось.
- Чтобы рассчитать размер компенсации, нужно умножить среднедневной заработок за последние 12 месяцев на количество неиспользованных дней отпуска.
- Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то деньги должны начислить не позднее следующего дня после предъявления требования о выплате.
- Чтобы получить компенсацию больше, увольняться лучше после 15 числа, во второй половине месяца. Так при подсчете стажа число месяцев округляется в бо́льшую сторону.
