СБИС — это система для корпоративного учета и электронного документооборота бизнеса. Предназначена для сдачи отчетности, обмена документами с контрагентами и ведения других бизнес-процессов на всех этапах. СБИС позволяет одновременно использовать онлайн- и офлайн-интерфейс. Рассказываем, как работать со СБИС, какому бизнесу это подойдет, какие тарифы можно подключить и какие преимущества и недостатки есть у системы.

Что такое СБИС: расшифровка простыми словами

СБИС расшифровывается как система бухгалтерской и складской отчетности. Программа помогает перевести документооборот компании в электронный формат.

СБИС — практически отдельная экосистема для бизнеса. В ней можно подписывать документы и обмениваться ими, вести бухгалтерию и подключать узкий функционал под определенные задачи.

Программа включает в себя около 30 онлайн-сервисов, десктопных и мобильных приложений. Система подойдет как для крупных, так и для небольших компаний в любой сфере деятельности. Ее часто используют для торговли, складов, логистики, сферы общепита и не только.

СБИС считается модульным продуктом. Его специализированное программное обеспечение состоит из:

базы — централизованный интерфейс с различными опциями;
аккаунта — дает доступ к простым операциям, например выдаче электронной подписи;
подписки — за определенную плату пользователь может подключить тарифные расширения;
допблоков — экосистемы под определенные задачи компании.

Функции СБИС

Базовый функционал СБИС включает обмен документами и электронную цифровую подпись. За этот функционал платить не придется.

Другие функции нужно подключать отдельно. СБИС предполагает модульный принцип: можно подключить функционал, которым точно будет пользоваться ваша компания.

Среди доступного функционала:

электронный документооборот — обмен электронными документами с клиентами и подрядчиками;
бухгалтерия — учет товаров, расчет налогов и сдача отчетности в госорганы;
кадровый ЭДО — ведение документов сотрудников, расчет и выплата заработной платы, премий, отпускных, командировочных, компенсаций и т. д.;
поиск и проверка контрагентов — доступ к юридической информации об учредителях, участии в торгах и судебных разбирательствах;

Проверить контрагента или свою компанию

закупки — организация торгов, доступ к данным об аукционах по залоговому имуществу;
онлайн-кассы — подключение кассового оборудования, регистрация в системе маркировки, выдача чеков;
складской учет для оптовой и производственной компании — фиксация перемещений товара, его учет в системе;
CRM — работа с клиентами: контактные данные, сведения о прошлых заказах, отправка уведомлений;
маркировка товара — регистрация движения товара в ЕГАИС, «‎Честном знаке» и «‎Меркурии»;
учетные программы для розничных магазинов — специальный функционал для розницы, например кассовые программы;
учетные программы для общепита, приложения для обслуживающего персонала, передача заказов на кухню и интеграция с доставкой.

Также СБИС позволяет:

автоматизировать кассовые и банковские операции и взаиморасчеты. Система поддерживает эквайринг, работу с электронными кассовыми документами, интеграцию с клиент-банками, учет расчетов по договорам;
управлять финансами — формировать заявки и приказы на оплату, осуществлять внутренние переводы и анализировать остатки денежных средств;
работать с документами — загружать файлы, в т. ч. из Excel и по QR-коду, редактировать и просматривать их онлайн. Доступно электронное согласование документов;
вести электронный документооборот, обмениваться универсальными передаточными документами (УПД), счетами-фактурами, деловой корреспонденцией и актами сверки расчетов с контрагентами и контролирующими органами;
сверять НДС, данные счетов-фактур, ЕФС-1, контролировать уплату налогов;
вести налоговый, кадровый и бухгалтерский учет.

Компания может подключить необходимые опции именно под направление своей деятельности.

СБИС поддерживает все действующие налоговые режимы — ОСНО, ПСН, УСН, а также их сочетание. Система может работать с государственными системами контроля: «Честный знак», ЕГАИС и «Меркурий». Также доступны отраслевые решения для розничных магазинов, кафе и ресторанов, аптек, салонов красоты и других предприятий сферы услуг.

Преимущества и недостатки использования СБИС

Использование данной системы в бизнесе имеет как свои плюсы, так и минусы.

Среди преимуществ СБИС:

Автоматическое заполнение отчетов. Система сама формирует отчеты на основе данных о продажах, покупках, зарплатах, численности сотрудников и другой информации о компании. Благодаря этому можно быстрее заполнить отчетность и освободить сотрудников от рутинной работы.
Своевременная сдача отчетов. В СБИС есть календарь, который учитывает сроки сдачи отчетности для компании. Все отчеты группируются по степени выполнения. Так компания может отслеживать, какие отчеты уже сданы, а какие еще находятся в работе.
Минимизация ошибок в отчетах. СБИС проверяет корректность заполнения отчетности и при необходимости указывает на пункты, которые могут вызвать вопросы у проверяющих.
Единая система. Все документы доступны для просмотра с любого компьютера или смартфона без необходимости искать их в папках или архивах.
Круглосуточная и мгновенная доставка. Все документы в госорганы и контрагентам отправляются мгновенно и доступны 24/7.
Безопасность. СБИС хранит данные в зашифрованном виде, использует сертифицированные центры обработки данных (ЦОД) и обеспечивает дублирование всех систем и данных.
Круглосуточная техническая поддержка. Специалисты всегда на связи, готовы помочь разобраться с функционалом или решить любые возникающие сложности в режиме 24/7.

Подобрать тариф РКО для бизнеса

Однако у системы могут быть и свои недостатки. Среди них:

Зависимость от стабильного интернет-соединения. СБИС работает в облаке, и при нестабильном соединении могут возникнуть сложности с доступом к системе или задержки в загрузке данных.
Трудности в работе с системой. Функционал СБИС может быть сложным для начинающих пользователей, особенно для сотрудников без опыта работы с подобными системами.
Возможные дополнительные расходы на обучение сотрудников и настройку системы.
Проблемы с совместимостью или интеграцией. СБИС может не интегрироваться полностью с внутренними специфическими программами компании. Могут потребоваться дополнительные доработки уже установленных программ.
Зависимость от технической поддержки. В случае серьезных сбоев может возникнуть зависимость от оперативности службы поддержки. Это может привести к простоям в производстве.
Дополнительные расходы, если пользователям нужно расширить возможности системы или подключить дополнительные модули.
Сложности с переносом данных при переходе на другую систему или платформу.

Как начать работу со СБИС

Вы можете начать работать с бесплатной версией. Для этого достаточно создать аккаунт на официальном сайте СБИС. Для расширения опций нужно подключить специальный тариф.

Чтобы подключить СБИС, необходимо:

Скачать дистрибутив СБИС 2.5 и запустить файл. Если используете облачную версию, этот шаг можно пропустить.
Зарегистрироваться в личном кабинете как организация, индивидуальный предприниматель или физическое лицо.
Получить электронную подпись, если ее нет.
Добавить компанию и сотрудников, назначить им права доступа к определенным функциям.
Настроить учетную политику компании: указать налоговый режим, направления сдачи отчетности и другие параметры для оформления документов и полноценного учета.

После можно подключить выбранные тарифы.

Для кого подходит СБИС

СБИС может быть полезен:

Малому и среднему бизнесу. Система помогает автоматизировать процессы и упростить учет. Малый и средний бизнес может тратить меньше ресурсов на ведение бухгалтерии, организовывать отчетность и управлять финансами в автоматическом режиме.

В системе можно проводить кассовые операции, банковские платежи, внутренние расчеты и документооборот. Малый бизнес может оптимизировать работу сотрудников и минимизировать время на административные задачи.

СБИС предлагает различные тарифы и модули, которые помогают компаниям выбрать только нужные функции.

Предприятиям с большими объемами документооборота. СБИС предлагает широкий функционал для электронного документооборота. Это позволяет централизовать все документы, избежать бумажной работы и сэкономить время на обработку данных.

Компаниям с подразделениями. В СБИС предусмотрены функции проверки и сверки данных, контроль за исполнением сроков и отслеживание статуса каждого документа. Это удобно для компаний с подразделениями, где документы согласуются между отделами.

Система поддерживает интеграцию с другими программами и учетными системами. Это удобно для работы с большими массивами данных и документами из разных источников.

Компаниям, которые работают с госорганами. СБИС предоставляет инструменты для подготовки и сдачи отчетности в государственные органы, обеспечивает соответствие документации актуальным требованиям законодательства. Это важно для компаний, которые обязаны регулярно сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетности, соблюдать требования по электронному документообороту и оперативно реагировать на изменения в законодательстве.

Система интегрируется с государственными платформами. Это помогает компаниям в контролируемых сферах соблюдать требования законодательства.

Для компаний, которые работают с госзаказом, СБИС предоставляет инструменты для документооборота.

Производственному сектору. Помогает в согласовании заказов, контроле остатков сырья, работе с поставщиками, созданию облачного каталога продукции, подтверждению сертификатов.

Общепиту. Собирает статистику по работе сетевых точек, ведет учет персонала, создает отчеты для операторов фискальных данных, работает с современными онлайн-кассами.

Логистике. Отслеживает транспортные и экспедиционные процессы, ведет трекинг местоположения машин, распределяет товары по складам, оформляет нужную документацию.

Магазинам и аптекам. Позволяет вести статистику по бухгалтерским, налоговым и кассовым операциям, рассчитывать зарплату, формировать расчетные листы, предоставлять отпуска и больничные. Также компании могут отслеживать подотчетные денежные средства и оформлять продажу товаров в рамках комиссионной торговли.

Компаниям, которые работают с физлицами (салоны красоты, парикмахерские, юридические и консалтинговые агентства). Программа помогает вести учет продаж и кассовых операций, управлять каталогом услуг, вести электронный журнал для записи клиентов, рассылать уведомления и предложения, создавать аналитику и графики загрузки специалистов.

Частые вопросы о СБИС

Какие тарифы доступны для СБИС

СБИС предлагает специализированные тарифы, разработанные с учетом особенностей конкретных отраслей:

для розничной торговли;
для общепита;
для производства и торговли;
для транспортной сферы: планирование маршрутов, статистика использования транспорта, учет штрафов за нарушение ПДД, контроль рабочего времени и загруженности водителей;
для сферы услуг: уведомления о записи клиентов, анализ продаж, ведение каталога товаров и услуг, управление графиком загрузки помещений и оборудования.

Тариф может быть доступен одному юридическому лицу (точке продаж, кассе, камере) или всем компаниям аккаунта. Подробнее о тарифах — в таблице ниже.

Продукт	Тариф	На что действует
Отчетность	«Легкий», «Базовый», «Компания с нулевой отчетностью» (Нулевка), «Отчетность в МВД», РПН, ФСРАР, «Центробанк»	юрлицо
	«Корпоративный» (5, 10, 25, 50, 100)	на указанное в тарифе число юрлиц
	«Уполномоченная бухгалтерия» (УПБ), «Суперсверка» (ЕНС, НДС, сотрудников), «Суперсверка Корпоративный», «Госпроверки», анализ финансов и налогов, «Премиум» (персональная поддержка, сопровождение ЭП)	аккаунт
Бухгалтерия	«Базовая», «Комфорт», «Профи», «Интеграция со Сбербанком»	юрлицо
	«Корпоративная»	все юрлица, для которых в аккаунте выбран тариф «Отчетность Корпоративный»
	«Распознавание документов», «Красная кнопка»	аккаунт
Документооборот и EDI	«Обмен с контрагентами»	юрлицо
Документооборот и EDI	SignedOnPage, «Заказы и поставки» (EDI), «Международный ЭДО», «Шифрованный ЭДО», «Внутренний документооборот»	аккаунт
Все о компаниях и владельцах	«Базовые сведения», «Расширенные сведения», «Работа через API» (базовые сведения и расширенные сведения), «Проверка физлиц по базам»	аккаунт
Торги и закупки	«Базовый», «Оптимальный», «Максимум», «Максимум+API»	аккаунт
Онлайн-кассы и ОФД	СБИС ОФД	кассу
Для магазинов и розничных продаж	«Базовый», «Оптимальный», «Профи», «Доставка»	точку продаж
Для магазинов и розничных продаж	«Интернет-магазин»	юрлицо
Обмен с госсистемами	ЕГАИС, «Меркурий», «Маркировка», «Маркировка лекарств»	точку продаж
	«Маркировка производителя»	аккаунт
	«Прослеживаемость товаров»	юрлицо
Для ресторанов, кафе, столовых	«Базовый», «Оптимальный», «Профи», «Доставка блюд», «Мобильный официант», «Экран повара», «Электронное меню», «Монитор заказов», «Мониторинг отзывов», «Программы лояльности», «Брендированное приложение»	точку продаж
	«Сайт доставки», «Финансы и деньги»	юрлицо
	«Самообслуживание»	1 терминал самообслуживания
	«Гостевой Wi-Fi»	1 роутер
Для салонов и сферы услуг	«Базовый», «Профи»	точку продаж
Управление персоналом	«Зарплата», «Кадры», «Зарплата и кадры», «Кадровый ЭДО»	юрлицо
Управление персоналом	«Подбор персонала», «Проверка по базам МВД, ФНС и др.», «Учет рабочего времени», «Мониторинг активности за ПК», «Электронная очередь», интеграция с 1С ЗУП	аккаунт
Торговля и производство	«Базовый», «Профи»	юрлицо
Управление транспортом	«Электронные перевозочные документы»	юрлицо
Управление транспортом	«TMS для перевозчиков», «TMS для логистических компаний»	аккаунт
Мобильные сотрудники	«Заявки и наряды», «Заявки», «Наряды», «Касса и склад»	аккаунт
CRM для активных продаж	«Базовый», «Оптимальный», «Профи»	аккаунт
Облачная АТС	«Облачная АТС», «АТС на сервере в вашем офисе»	аккаунт
Вебинары и коммуникации	«Вебинары и видеокоммуникации», «Корпоративная соцсеть»	аккаунт
Видеонаблюдение	«Видеонаблюдение»	камеру

Какие документы необходимы для подключения

Для установки системы СБИС на компьютер нужны:

права администратора на ПК — для возможности установки и настройки программы;
дистрибутив СБИС версии 2.5 — его можно скачать с официального сайта разработчика;
защищенный носитель (токен) — устройство для хранения данных, защищающих электронную подпись;
лицензия на использование средства криптографической защиты информации (СКЗИ) — необходима для соблюдения требований к безопасности данных;
электронная подпись (ЭЦП) — ключ, подтверждающий подлинность и защищающий данные при передаче информации.

Как связаться с техподдержкой

Круглосуточная техподдержка и горячая линия СБИС доступны по телефону +7 495 532-02-28. В каждом регионе действует свой номер телефона службы поддержки, который можно найти на официальном сайте СБИС в разделе «Поддержка».

Что нужно знать о СБИС: главное

СБИС — система для перевода документооборота компании в электронный формат, охватывает бухгалтерию, отчетность, кадровый учет, взаимодействие с госорганами и не только.
Структура СБИС модульная: можно подключать нужные функции и масштабировать систему под потребности компании.
Система поддерживает все налоговые режимы и интегрирована с государственными системами контроля, такими как «Честный знак», ЕГАИС и «Меркурий».
Преимущества СБИС: автоматизация отчетности, снижение количества ручных операций, актуальность данных и круглосуточная техническая поддержка.
Среди недостатков: зависимость от стабильного интернет-соединения, сложность освоения системы, высокая стоимость для малого бизнеса, риск кибератак.
Система позволяет централизовать и контролировать все внутренние процессы компании, предлагает специализированные тарифы для различных направлений бизнеса.