Делопроизводство

Что такое делопроизводство

Сфера деятельности, направленная на документацию управленческих процессов, управление документооборотом, а также эффективное хранение и использование документов.

Значение термина «делопроизводство» связано с процессами оформления документов и их обработкой в организациях различных форм управления. Делопроизводство является неотъемлемой функцией любого управленческого аппарата, будь то предприятие или орган власти, поскольку в документации отражается полный спектр операций и решений.

Функционирование системы делопроизводства и её методическое руководство лежат в компетенции Федерального архивного агентства. В свою очередь, заниматься разработкой стандартов и форм документов назначено Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, известное как Росстандарт.

Цели, задачи, функции

Основная цель документационного обеспечения - поддержка управленческих процессов путем обеспечения доступности необходимой информации.

Первоочередные замечания в области документационного обеспечения охватывают:

• cоздание документов, то есть зафиксированное отображение информации на материальном носителе;
• распределение документов для дальнейшего их исполнения или для осуществления управленческих решений;
• учет документов для контроля за их дальнейшим исполнением;
• организация хранения документов с возможностью их эффективного извлечения при необходимости.

Нормативно-правовая база

Нормативная правовая база делопроизводства и документационного обеспечения управления включает: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, кодифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты — указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

Кроме того учитываются различные классификаторы, унифицированные системы документации, а также локальные инструкции конкретных предприятий. 

Иллюстрация: Банки.ру

Основные принципы делопроизводства

• Единство подходов: все процедуры и действия подчиняются общим стандартам;
• Соблюдение стандартов;
• Согласованность нормативной базы: документационный поток предприятия должен быть организован в соответствии с универсальными требованиями;
• Единое методическое ведение и контроль осуществляются вышестоящими органами – Росархивом и Росстандартом;
• Каждое предприятие само формирует свои цели и создает внутренние правила в соответствии с приоритетными задачами;
• Интеграция функций: согласование задач должно осуществляться в единой системе;
• Адаптивность, способность системы документооборота приспосабливаться к меняющимся внешним условиям;
• Обеспечение достоверности: организация должна безоговорочно располагать всей необходимой информацией;
• Обоснованность всех внедряемых процессов;
• Руководство в соответствии с законодательством РФ;
• Использование передовых технологий;
• Четкая организация документооборота;
• Процессы делопроизводства должны повышать результативность работы компании.

Какие формы организации существуют?

Организация делопроизводства в компании может быть налажена по одному из вариантов:

1. Централизованный — этот подход предполагает наличие одного исполнительного центра для управления всеми документами, например, архив или отдел канцелярии. В этом случае документация учитывается и хранится в одном месте, что упрощает поиск и доступ к различным типам документов.
2. Децентрализованный — каждое подразделение компании самостоятельно обрабатывает свои документы. Подобный подход часто используется в организациях с обширной сетью подразделений.
3. Смешанный — сочетает элементы обеих форм, при этом распределяя функции и задачи между основным департаментом и локальными подразделениями.

Документооборот на предприятии может осуществляться посредством следующих методов:

• бумажный – вся документация существует физически, в бумажном формате, что постепенно уходит в прошлое в связи с ростом популярности цифровых технологий;
• электронный метод – все документы создаются, утверждаются, обмениваются и архивируются в цифровом формате, а авторизация происходит через применение электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• смешанный метод – сочетание традиционных бумажных документов и электронных документооборотных систем, что на текущий момент является самым используемым подходом в большинстве организаций.

Определение оптимальной формы управления документами и делопроизводством опирается на анализ объема работы с бумагами и строение внутренней иерархии внутри предприятия.