Путевой лист

Кто оформляет путевой лист: водители, ИП, юрлица

Путевой лист — документ, который должен оформить любой, кто использует автотранспорт в коммерческих целях. Впрочем, правила зависят конкретно от того, кто именно является владельцем транспорта.

Юридические лица и ИП обязаны оформлять путевые листы во всех случаях использования автомобиля для перевозки людей или грузов в рамках предпринимательской деятельности: причем это касается не только профессиональных перевозчиков, но и любого бизнеса, где сотрудники ездят на служебном транспорте.

Ответственность за оформление распределяется между диспетчером (или лицом, его заменяющим), медработником и механиком (специалистом, который ответственен за техническое состояние транспорта). 

Основная часть листа — на диспетчере, затем врач осматривает водителя и вносит свою часть, а технический специалист делает отметки о пригодности транспорта. Сам водитель должен заполнить информацию о пробеге, расходе топлива и подписать бумагу. Далее она передается в бухгалтерию.

Если автомобиль находится в собственности компании, путевой лист может заполнить любой назначенный сотрудник — менеджер, бухгалтер или диспетчер. При аренде без экипажа путевой лист составляет сам арендатор, а если аренда с экипажем — оформляет арендодатель, а арендатору потребуется акт об оказанных услугах.

Иногда путевой лист не нужен вовсе: при использовании транспорта в личных целях. Например, если директор компании едет на личной машине в ресторан с семьей. При этом если он едет на встречу с партнером или перевозит товары покупателям на личном автомобиле, документ должен быть. Таким образом, даже сотрудники, не работающие водителями, но использующие личный транспорт для нужд компании, обязаны проходить медосмотры и оформлять путевые листы.

Виды путевых листов: легковой, грузовой, бумажный, электронный

Для легкового автомобиля используется форма № 3 или № ПЛ-1. В таком листе указывается: 

• гаражный номер автомобиля, 
• время выезда и возвращения в гараж, 
• все места следования с указанием цели поездки для каждого пункта назначения.

Для грузового автомобиля применяется форма № 4-С (при сдельной оплате) или № 4-П (при посменной оплате труда). Здесь, помимо основной информации, указывается: 

• информация о грузе — название и вес, 
• пункты погрузки и разгрузки, 
• время прибытия и убытия в каждом пункте, 
• пробег с грузом и без груза.

Для специальной техники предусмотрена форма № 6 (спец). В ней фиксируется: 

• тип оборудования, 
• время работы двигателя и спецоборудования, 
• показания счетчиков работы, 
• виды выполненных работ.

Традиционно в документообороте используется бумажный бланк путевого листа: это могут быть как стандартные формы Госкомстата, так и разработанные организацией самостоятельно. Главное, чтобы в них была указана вся основная информация: печати и подписи ответственных лиц. Бумажные версии хранятся пять лет.

Для некоторых организаций уже стал обязательным электронный формат документа, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. 

Например, с марта 2025 года перевозчики и продавцы алкогольной продукции обязаны оформлять электронные путевые листы согласно федеральному закону № 108-ФЗ. Такие документы могут интегрироваться с системами спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS и даже автоматически заполнять часть данных через датчики.

Как правильно заполнить путевой лист: пошаговая инструкция

Согласно приказу Минтранса № 390, путевой лист должен содержать строго определенные реквизиты.

Пошаговый алгоритм заполнения

1. Срок действия путевого листа. Его можно определить самостоятельно: на один день, несколько дней или даже на месяц. 

2. Сведения о владельце транспорта. Для компании: наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и телефон. Для ИП: фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, телефон, ОГРНИП.

3. Данные о транспорте. Тип (легковой, грузовой, автобус), марка и модель. Если используется прицеп, его нужно указать отдельно.

4. Сведения о водителе: Ф. И. О., серия и номер водительского удостоверения, дату выдачи, СНИЛС.

5. Медицинский контроль. На документе обязательно должен быть штамп «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», подпись медицинского работника, расшифровка и дата.

6. Технический контроль. Специалист осматривает транспорт и делает запись «Выпуск на линию разрешен». Заверяет подписью с указанием Ф. И. О., даты и времени осмотра.

Самые частые нарушения бывают связаны с неполным указанием обязательных реквизитов, неправильным указанием маршрута или цели поездки.

Образцы и формы путевых листов: как использовать и где взять

Действующие формы утверждены постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 года. Основные формы различаются в зависимости от типа транспорта и условий работы.

Форма 4-П применяется для грузовых автомобилей при посменной оплате труда водителей. В ней детально фиксируется время работы, маршруты движения, информация о грузах и их перевозке.

Форма 4-С используется для грузовых автомобилей при сдельной оплате труда. Акцент делается на объеме выполненных работ, количестве перевезенного груза и пройденном расстоянии.

Для легкового транспорта ИП применяет форму ПЛ-1, для работы на такси — форму № 4, при использовании автобусов — форму № 6.

Официальные бланки можно скачать с сайтов Минтранса России или крупных консалтинговых компаний.

При этом компании могут разрабатывать и собственные формы путевых листов, но при этом все обязательные реквизиты должны быть сохранены. Отсутствие любого из них может привести к штрафам при проверках.

Для оформления электронной версии понадобятся специальные платформы, такие как «1С-ЭПД» или «Платформа ЭПД».

Штраф за отсутствие путевого листа и типичные ошибки

При неправильном оформлении путевых листов, отсутствии его совсем и отсутствии подтверждения служебного использования транспорта налоговые органы могут доначислить налоги с штрафом 20% от доначисленной суммы согласно статье 122 Налогового кодекса РФ.

Часто предприниматели просто забывают организовать предрейсовые медосмотры или неправильно оформляют их результаты. Или наоборот, бывает, что отсутствует технический контроль транспорта перед выездом. За такие нарушения штрафы достигают 30 000 рублей для компаний.

Более конкретно штрафные санкции указаны в законодательстве: