Пояснительная записка

Что такое пояснительная записка?

Документ, который прилагается к какому-либо официальному документу и содержит дополнительные пояснения, сведения и аргументацию. 

Цель пояснительной записки — дать читателю возможность получить более полное понимание контекста и содержания основного документа. 

Не следует путать пояснительную записку и план проекта: оба этих документа относительно автономны, при этом план составляется до проекта, а записка — после. 

Пояснительная записка предназначена для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нем и его важности.

Пояснительные записки часто прилагаются к таким документам, как:

• экономическое обоснование;
• проектные предложения;
• бухгалтерская отчетность;
• исследовательская документация;
• экологические экспертизы;
• исследования рынка;
• план проекта.

Иллюстрация: Банки.ру

Пояснительная записка к проекту

Приложение к техническому проекту является ключевым документом, он включает в себя краткие сведения о проектируемой системе, обосновывает выбор технических решений для ее создания и описывает план мероприятий, с помощью которых система будет внедрена в эксплуатацию.

Формат пояснительной записки регулируется ГОСТ 2.106-96, который устанавливает общие правила составления текстовой и графической документации, а структура разделов детализирована в рекомендательном документе РД 50-34.698-90, определяющем требования к содержанию документации на системы автоматизированного управления.

Документ должен содержать следующие основные разделы:

• «Общие положения», где указываются название и основания для создания разрабатываемой системы автоматизированного управления, участвующие в проекте организации, этапы и сроки работ, цели и сфера использования системы, применяемая техническая и нормативная документация, а также порядок осуществления проектных работ.
• «Описание процесса деятельности», в котором излагаются сведения о функционировании системы.
• «Базовые технические решения», описывающие структуру системы, список подсистем, методы и технические средства обмена данными между элементами системы, связи с другими системами, а также режимы работы. Тут же указываются требования к квалификации персонала, системные функции, технические средства, а также информационное и программное обеспечение.
• «Действия по подготовке системы к эксплуатации», включающий список процедур по обучению персонала, обработке выходных данных системы для последующего использования, организации рабочих мест и прочих операций, специфичных для запуска системы в работу.

Пояснительная записка в бухгалтерии

Вместе с бухгалтерской отчетностью бюджетные организации обязаны подавать пояснительную записку по специальной форме. Крупные и средние предприятия вместе с годовой отчетностью представляют не пояснительную записку, а своего рода пояснительные материалы. Вместе с этим налоговые органы имеют право запросить дополнительные разъяснения относительно возможных несоответствий между бухгалтерской отчетностью и налоговым учетом или по вопросу корректного заполнения налоговой декларации по НДС с выявленной суммой возмещения.

Примеры правильного оформления записки

Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:

1. Проблема или потребность, которую удовлетворяет данный документ.
2. Рекомендуемое решение.
3. Пояснения и ценность решения.
4. Обоснование необходимости работ.