Что такое СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) — сервис, с помощью которого организовывается работа с документами внутри компании: в нее входят создание, хранение, поиск, изменение, пересылка, обработка и согласование.

Электронные документы — цифровые версии, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров, а для подтверждения их подлинности используется электронная подпись, цифровой код, который прикрепляют к документу.

Подобные решения позволяют автоматизировать работу, сократить расходы на логистику. Электронный оборот в целом работает также, как и обычный: документ составляется, подписывается с одной стороны, затем с другой стороны, а после у каждого остается по одному экземпляру.

Основные функции и задачи:

• управление бумагами;
• организация связи с бумажным документооборотом;
• поиск и получение данных;
• отслеживание актуальности документов, архивация устаревших;
• поддержка информационной безопасности;
• простой и понятный интерфейс программы.

Основные возможности и цели использования систем:

• налаживание работы с электронной версией на всех этапах жизненного цикла каждого документа;
• организация электронного архива для надежного хранения;
• быстрый доступ к информации;
• настройка маршрутизации;
• минимизация времени на создание, корректировку, согласование, подписание;
• автоматизация процесса документального взаимодействия между сотрудниками;
• сохранение истории действий в системе, которая позволит отслеживать изменения и избежать ошибок.

Виды

По принципам работы СЭД разделяют следующие виды:

1. Коробочный — в этом случае программное обеспечение покупатель устанавливает на свой сервер. Клиент платит однажды полную цену и становится владельцем ПО, к которому выпускаются обновления, доступные для использования. Новый владелец может настроить систему под себя, доработать под любые нужды.

2. Облачный — продукт, к которому клиент получает доступ за плату, обычно оплата берется за месяц или год. Стоимость зависит от набора функций, входящих в лицензию, часто можно выбрать отдельные разделы и функции, настроив все “под себя”. В этом случае нет необходимости в выделении собственных мощностей, так как все данные и программа остаются на сервере подрядчика, а доступ к ним возможен из любого места.

По функционалу они делятся на:

• системы делопроизводства — классические схемы работы с документами, которые переложены в электронный вид;
• архивы — программы для хранения документов в разных форматах (текстовых, графических, мультимедиа), которые удобны для быстрого поиска, разграничения прав доступа;
• workflow — позволяют автоматизировать целые бизнес-процессы и отслеживать движение документа;
• гибридные — сочетают в себе преимущества нескольких систем, могут настраиваться под пользователя;
• с опциями CRM — имеют дополнительные функции для облегчения взаимодействий с партнерами, кроме непосредственно работы с документами;
• ECM-системы — включают в себя все основные функции, но при этом позволяют работать с неструктурированным контентом.

Системы электронного документооборота могут быть внутренними, внешними или обеспечивать связи с государственными органами.

Сертификат СЭД

Функция системы, которая позволяет ограничить полномочия пользователя на доступ к тому или иному документу.

Стандарты и правовая база

При разработке обычно ориентируются на нормативные документы для классического делопроизводства, поскольку отдельных законодательных мер не существует.

Основные федеральные законы:

• «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
• «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
• «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
• «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
• «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ;
• а также отраслевые правила и требования отдельных государственных органов — Росстандарта, Росархива, Минюста РФ, Минфина РФ и так далее.

Плюсы и минусы

Переход на электронный документооборот и внедрение подобных систем обладает следующими преимуществами:

1. Сокращение затрат.

2. Сокращение рисков.

3. Повышение скорости работы.

Есть и недостатки: у определенных СЭД есть ограниченный набор опций, а у сотрудников могут возникнуть сложности с освоением новой системы.

Какую систему электронного документооборота выбрать

Для выбора наиболее подходящего инструмента для работы стоит проанализировать следующие критерии:

• насколько тот или иной сервис помогает решить поставленные задачи;
• соответствует ли принятым в отрасли стандартам;
• какие именно документы поддерживает, все ли виды, которые необходимы;
• какую техподдержку предлагает разработчик;
• степень защищенности;
• есть ли документация по вопросам администрирования, возможно ли внесение корректировок в настройки;
• нужно ли дополнительное программное обеспечение;
• есть ли система массового ввода;
• удобно ли интегрировать его с корпоративной информационной системой, а также с привычным в компании ПО.