Транспортная накладная (ТН)

Транспортная накладная — это

Транспортная накладная (ТН) — это основной документ, сопровождающий перевозку груза автомобильным транспортом. Она фиксирует факт передачи товара, определяет условия перевозки и служит основанием для учета расходов на транспортировку. Оформление ТН обязательно по закону, а грамотное заполнение помогает избежать споров и штрафов.

Сейчас возможно оформление транспортной накладной в электронном виде, что ускоряет процесс документооборота и облегчает процесс заполнения.

Нормативная база:

постановление правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года регулирует правила перевозки грузов автотранспортом, заменив собой устаревшие правила (постановление № 272 от 15 апреля 2011 года). 

Форма транспортной накладной утверждена в приложении № 4 к этим правилам;

письмо ФНС от 21 марта 2012 года № ЕД-4-3/4681@ — подтверждает, что ТН служит подтверждением транспортных расходов при налоговых проверках;

статья 785 Гражданского кодекса РФ — определяет общие принципы договора перевозки; 

cтатья 2 ФЗ — «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — указывает, что ТН является обязательным документом при грузоперевозках.

Согласно новым правилам, действующим до 1 января 2027 года, бланк ТН был изменен, в него добавлены новые поля (например, раздел «1а» для информации о заказчике перевозки).

ТН обязательно нужна при перемещении товаров по территории РФ, если используется автотранспорт. Документ оформляется в следующих случаях:

• когда продавец заказывает доставку у транспортной компании;
• когда покупатель забирает оплаченный товар самостоятельно;
• если груз идет напрямую от продавца клиенту, минуя склад посредника;
• при перевозке товаров:
  • от продавца к покупателю на собственном транспорте;
  • с привлечением транспортной компании;
  • при вывозе товара за границу РФ;
  • при возврате товара продавцу или поставщику.

Этот документ необходим для подтверждения законности перевозки: его могут проверить, также им фиксируются характеристики товара (количество, масса, упаковка), на его основании проводится расчет стоимости транспортировки, а для бухгалтерии ТН является необходимой в учете движения товаров.

Пример: если компания «А» отправляет 10 тонн стройматериалов клиенту «Б» с привлечением логистической компании, транспортная накладная обязательно оформляется и передается водителю.

Образец транспортной накладной

ТН может быть бумажной или электронной: второй вариант удобен для автоматизации документооборота. Она состоит из четырех обязательных файлов обмена, создаваемых в формате XML (таблиц), форматы которых подробно расписаны в приказе ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Стандартную бумажную накладную можно заполнять от руки или с использованием специальных программ. Ключевые разделы содержат:

1. Сведения о грузоотправителе — название компании, адрес, контактные данные, Ф. И. О. ответственного лица.
2. Сведения о грузополучателе — аналогичные данные.
3. Описание груза — наименование, количество мест, упаковка, масса нетто и брутто, объем.
4. Документы на груз — номера товарных накладных, счетов-фактур и других бумаг.
5. Условия перевозки — температура, санитарные требования и др.
6. Данные о водителе и автомобиле — Ф. И. О., номер телефона, марка машины, регистрационные номера.
7. Стоимость перевозки — сумма доставки, оплата дополнительных услуг (например, проезд по платным дорогам).
8. Подписи сторон — грузоотправитель, перевозчик, получатель.

Кто и что заполняет в транспортной накладной

Грузоотправитель должен указать дату и номер ТН, сведения о себе и компании (наименование, адрес, ИНН, контактные данные).Также он вносит данные о грузополучателе (наименование, адрес, ИНН, контакты), описывает груз (наименование, количество, упаковка, масса, объем), указывает условия транспортировки (температурный режим, особые условия), заполняет раздел о документах, сопровождающих груз.

В финале обязательно должна быть проставлена подпись и дата оформления.

Перевозчик вписывает свои реквизиты (название компании, ИНН, адрес, контакты), заполняет информацию о транспортном средстве (марку, регистрационные номера, грузоподъемность), указывает сведения о водителе (Ф. И. О., телефон, номер водительского удостоверения), вносит стоимость перевозки (без НДС, налоговую ставку, итоговую сумму).

Данные также должны быть заверены подписью на этапах погрузки и разгрузки, а также должна быть указана дата.

Грузополучатель при разгрузке проверяет товар и записывает фактические параметры (вес, упаковку, количество мест), вносит дату и время прибытия груза, оставляет замечания о возможных повреждениях, подписывает документ, указывая Ф. И. О. и должность.