Как восстановить трудовую книжку

С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или в ней оказались ошибочные записи, ее можно заменить. Рассказываем, как восстановить трудовую книжку при утере, кто должен этим заниматься и какие документы потребуются.

Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку

Восстанавливать трудовую книжку нужно не всегда. Все зависит от ситуации.

Когда у вас большой стаж и вы работали до 1997 года, восстановить трудовую книжку нужно обязательно. Эти сведения могли не попасть в электронную базу Социального фонда России (СФР), и бумажная трудовая — единственный вариант подтвердить работу в этот период.
Если вы начали работать после 1997 года, данные о стаже могли сохраниться в системах работодателей и в СФР. Но стоит попробовать восстановить документ — он пригодится при оформлении пенсии и других социальных выплат.

Если вы потеряли трудовую книжку после коротких подработок и не планируете использовать этот стаж, восстанавливать документ необязательно. На новом месте работы вам могут завести электронную трудовую книжку, если вы еще не выбрали формат учета.

С 2021 года трудовые книжки по умолчанию ведутся в электронном виде. Бумажную версию заводят только по желанию работника — для этого нужно написать специальное заявление. Если вы не подавали заявление ранее, новый работодатель оформит сведения о стаже в электронном формате.

Важно! По закону нельзя выдать вторую трудовую книжку. Потерянный экземпляр заменяют дубликатом. Его оформляют только на основе подтверждающих документов: справок с прежних мест работы, архивных данных и т. п.

Кто занимается восстановлением трудовой — работник или работодатель

Восстановлением трудовой книжки занимается сам работник. Именно он должен собрать документы, которые подтверждают его стаж. Работодатель оформляет дубликат, но только на основании этих подтверждающих данных.

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, нужно обратиться туда, где сделали последнюю запись. Это может быть ваш нынешний или бывший работодатель. Например, если вы ушли с работы два года назад и именно тогда в книжке поставили последнюю отметку, то дубликат вам обязаны выдать именно там.

Работодатель не имеет права вписывать в дубликат информацию со слов сотрудника. Даже если вы точно помните, где работали и в какой должности, этого недостаточно. Нужны доказательства: трудовые договоры, копии приказов, справки из архива. Собирать документы должен сам работник, а не новая организация, в которую он пришел устраиваться.

Например, вы потеряли трудовую, в которой было три места работы. Одно из них — ваша первая должность в начале 2000-х в компании, которая давно ликвидирована. В этом случае вам нужно выяснить, в каком архиве хранятся документы этой компании, и направить туда официальный запрос. Только после этого можно будет подтвердить стаж и внести его в дубликат.

Работодатель участвует в восстановлении только на последнем этапе — он оформляет и выдает дубликат. Но без документов, которые предоставит сам работник, сделать это невозможно. Поэтому всю подготовительную работу берет на себя человек, потерявший трудовую книжку.

Как восстановить трудовую книжку при трудоустройстве на новое место

Если человек перед трудоустройством потерял или испортил трудовую книжку, он может подать заявление на оформление новой бумажной книжки. Работодатель в этом случае обязан выдать новый документ. 

Обратите внимание, завести бумажную трудовую нельзя только тем, кто впервые выходит на работу. Для тех, у кого уже был трудовой стаж, но документ утрачен, новую книжку могут оформить по письменному заявлению.

Чтобы подтвердить, что сотрудник действительно работал раньше, работодатель может попросить:

• выписку по форме СТД-Р — выдается последним работодателем;
• выписку по форме СТД-СФР — можно получить через портал «Госуслуги» или в клиентской службе СФР.

Форма СТД-СФР содержит все сведения о трудовой деятельности, зафиксированные в системе фонда. Чтобы убедиться в подлинности, работодатель может попросить сотрудника отправить выписку прямо с портала на корпоративную почту. Такая функция доступна в сервисе.

После подачи заявления и подтверждающих документов работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку. В ней не отражаются прошлые места работы — это будет не дубликат, а новый документ. Если сотрудник хочет внести старые данные, ему нужно оформлять дубликат на прежнем месте работы.

Если в организации остались старые бланки трудовых книжек, их можно использовать — постановление Правительства от 24 июля 2021 года № 1250 разрешает делать это до тех пор, пока не закончатся запасы.

Как восстановить трудовую книжку через «Госуслуги»

Подтвердить стаж можно с помощью электронной выписки из системы СФР. Это можно сделать бесплатно через «Госуслуги». Документ, заверенный электронной подписью фонда, придет на электронную почту в течение нескольких минут. Такой файл работодатели принимают как официальный.

Также получить аналогичную выписку можно:

• на сайте Социального фонда России, если есть учетная запись на «Госуслугах»;
• лично в МФЦ или в клиентской службе СФР.

Но важно учитывать: полные сведения о местах работы с указанием должностей доступны только с 1 января 2020 года. Данные до этой даты отображаются частично — как правило, без указания должностей и структурных подразделений, но общий стаж учитывается.

1 из 3

Если каких-то периодов в электронной выписке нет, подтвердить стаж придется другими документами. Это могут быть трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, архивные справки и другие бумаги с прошлых мест работы.

Можно ли получить дубликат трудовой книжки без записи с предыдущего места работы

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или в ней есть недействительная запись, можно получить дубликат. Его оформляет работодатель по месту последней записи в трудовой. Это прописано в порядке приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

В дубликат включают:

• личные данные: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию или специальность;
• общий подтвержденный стаж до текущего работодателя;
• сведения о последнем месте работы: должность, структурное подразделение, дату приема и увольнения, причину увольнения, если она указана в документах.

Личные данные указывают на титульном листе и подтверждают паспортом и документами об образовании. Сотрудник должен проверить корректность данных и поставить свою подпись. Затем книжку подписывает ответственное лицо и ставит печать организации.

Общий стаж до текущего места работы указывается суммарно: количество лет, месяцев и дней. Если есть подтверждающие документы, сведения расписывают по каждому месту работы. Указывают даты приема и увольнения, должности, а также наименования организаций и основание для внесения записи.

Если каких-то сведений в документах нет, то в дубликат вносят только ту информацию, которую можно подтвердить. Все записи вносят строго на основании оригиналов или правильно заверенных копий. 

Если в трудовой книжке есть недействительная запись об увольнении или переводе, работник может потребовать дубликат. Его оформляют в организации, где сделали неправильную запись. Все остальные записи переносят без изменений, а ошибочную — исключают.

Если такой компании уже нет, дубликат оформляет ее правопреемник или работодатель по новому месту работы, где сделана последняя запись. То же касается случаев, когда ошибку допустил индивидуальный предприниматель, который закрыл ИП.

Какие документы понадобятся для восстановления трудовой книжки

Чтобы оформить дубликат трудовой книжки, сотрудник должен подтвердить предыдущий стаж. Работодатель не может вносить записи со слов работника — обязательны официальные документы.

Подойдут:

• справки с предыдущих мест работы — на фирменном бланке с указанием должности, периода работы и основанием приема/увольнения;
• выписки из архивов, если компания, в которой человек работал, уже ликвидирована;
• выписка из СФР по форме СТД-СФР — можно получить через портал «Госуслуги» или в клиентской службе Социального фонда России;
• копии трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, если они официально заверены. 

Документы должны быть оригинальными или заверенными надлежащим образом. Скан-копии по электронной почте без ЭЦП не подойдут.

Обратите внимание, сейчас невозможно просто завести новую трудовую книжку вместо утерянной. Даже если сотрудник устраивается на новое место и говорит, что книжка потеряна, оформить можно только дубликат — и только при наличии подтверждающих документов. Это установлено приказом Минтруда № 320н.

Что делать, если сведения о трудовой деятельности не сохранились

Если часть сведений о стаже не отображается в электронной выписке или документы утеряны, стаж придется подтверждать другими способами.

Сначала стоит заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или сайт СФР. Документ вышлют на электронную почту с электронной подписью СФР. Получить выписку можно и лично в МФЦ или клиентской службе фонда.

Однако в таких выписках полноценно отображаются сведения только с 1 января 2020 года. Информация о работе до этого времени может быть в сокращенном виде.

Если нужных периодов в выписке нет, подтвердить их можно:

• трудовыми договорами;
• приказами о приеме и увольнении;
• справками с прежних мест работы;
• архивными выписками.

Сложнее всего восстановить стаж, если организация уже закрыта. В этом случае нужно узнать, в каком архиве хранятся документы по личному составу, и направить туда официальный запрос. Такие архивы, как правило, находятся в регионе, где была зарегистрирована компания.

Если ни один документ найти не удалось, включить эти периоды в дубликат трудовой книжки не получится. Работодатель обязан опираться только на официальные подтверждения. Записи «со слов» в дубликат вносить запрещено.

Сколько времени занимает восстановление трудовой книжки

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. При этом все сведения о стаже вносятся только на основании подтверждающих документов — со слов работника записи делать нельзя.

Как выглядит восстановленная трудовая книжка

Восстановительная трудовая книжка — это дубликат, который полностью заменяет утерянный или испорченный оригинал. Внешне она схожа с обычной, но имеет несколько важных особенностей:

• На титульной странице обязательно ставится пометка «Дубликат» — обычно в верхней части страницы, от руки или штампом. Без нее документ считается недействительным.
• Записи вносятся только на основании подтверждающих документов — приказов, договоров, архивных справок, выписок из СФР. Информация «со слов» работника не допускается.
• В титульный лист вносятся данные работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность. Эти сведения подтверждаются паспортом и дипломом.
• Рядом с подписью работника ставится подпись кадрового специалиста и печать организации.
• В раздел «Сведения о работе» сначала вносится общий подтвержденный стаж до текущего работодателя, а затем — отдельные записи по каждому подтвержденному месту работы.
• В разделе оснований указывается точное наименование и дата документа, на основе которого внесена каждая запись, например, приказ, справка, выписка из архива.

На вид дубликат ничем не отличается от новой книжки — такой же бланк, такой же порядок записи. Отличие только одно — надпись «Дубликат» и то, что все сведения в нем подтверждены документами, а не перенесены напрямую из утерянного оригинала.

Что делать, если трудовую книжку потерял работодатель

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя, порядок ее восстановления остается тем же, что и при утере сотрудником. Работник подает заявление на выдачу дубликата и собирает документы, подтверждающие стаж.

Но в этой ситуации ответственность уже несет работодатель. По закону именно он обязан обеспечить сохранность трудовых книжек.

Если работник подаст жалобу в Государственную инспекцию труда, работодателя могут оштрафовать. Наказание предусмотрено частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

• должностное лицо, индивидуальный предприниматель или микропредприятие — штраф от 1000 до 5000 рублей;
• организация среднего или крупного бизнеса — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель вправе привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудника, который отвечал за ведение и хранение трудовых книжек. Это может быть замечание, выговор или иная мера взыскания по правилам внутреннего трудового распорядка.

Как восстановить трудовую книжку: главное

• Убедитесь, нужно ли восстанавливать книжку. Если утерян стаж до 1997 года, то восстановить трудовую обязательно нужно. Если стаж небольшой и не используется, можно не восстанавливать, особенно при переходе на электронную трудовую.
• Восстановлением занимается сам работник. Он подает заявление и собирает документы, подтверждающие трудовой стаж. Работодатель оформляет дубликат только на основании этих документов.
• Дубликат трудовой выдают в организации по последней записи в трудовой книжке. 
• Подтвердить стаж для записи в трудовой можно справками с прежних мест работы, архивными выписками, если компании больше нет, формой СТД-СФР, копиями приказов и трудовых договоров.
• Подтвердить стаж можно с помощью электронной выписки из СФР. Однако сведения до 2020 года могут отображаться не в полном объеме.
• Если в выписке СФР не хватает данных, придется искать оригиналы документов самостоятельно — в архивах или у бывших работодателей.
• Работодатель должен оформить дубликат книжки не позднее чем за 15 рабочих дней после подачи заявления. Без подтверждающих документов записи делать нельзя.
• В восстановленной трудовой ставится пометка «Дубликат». В него вносят личные данные, подтвержденный общий стаж, записи о приеме, переводе, увольнении — только при наличии подтверждающих документов.
• Если книжка утеряна по вине работодателя, он все равно выдает дубликат. Но дополнительно может быть оштрафован — до 50 000 рублей, если это крупная организация.