Кассовая книга
Что такое кассовая книга?
Кассовая книга (КК) — регистр, который ведут организации и их обособленные подразделения для операций с наличными деньгами. Это может быть приход или расход средств.
При этом обязанность вести кассовую книгу не связана:
- с налоговым режимом — организациям со специальными налоговыми режимами УСН и ЕСХН вести кассовую книгу также необходимо;
- с использованием онлайн-кассы — даже если компания использует контрольно-кассовую технику, вести КК все равно нужно.
Для чего применяется
Кассовая книга — документ, подтверждающий движение наличных средств организации. Она фиксирует данные о поступлениях в кассу и расходах, поэтому налоговики контролируют правильность отражения данных в книге. ФНС может сделать запрос в рамках камеральной проверки. Если книга будет заполнена неправильно или содержать не все данные, компанию могут оштрафовать на сумму от 40 тыс. до 50 тыс., а должностное лицо — от 4 тыс. до 5 тыс. рублей.
При этом компании все равно придется устранить обнаруженные нарушения.
Электронная кассовая книга
Кассовую книгу могут вести полностью в электронном виде. Отчетность могут полностью заполнять на компьютере, а затем подписать усиленными квалифицированными цифровыми подписями кассира и бухгалтера. Кассовая книга, подписанная квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному документу, подписанному от руки.
Обратите внимание: квалифицированная электронная подпись выдается конкретному физическому лицу. При увольнении специалиста новому работнику придется заказать новую электронную подпись.
При необходимости бухгалтер в конце года может распечатать кассовую книгу, чтобы иметь на руках бумажный вариант. При запросе налоговой у специалистов уже будет готовый вариант на руках.
Как вести кассовую книгу
Правила заполнения кассовой книги утверждены Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, а также Указаниями Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Принципы заполнения кассовой книги
При ведении кассовой книги важно соблюдать несколько правил:
1. Кассовую книгу заполняют только за дни, когда проводились операции с наличными. В остальное время документ заполнять не требуется.
2. Остаток на начало дня при любых обстоятельствах равен остатку на конец предыдущего дня.
3. В кассовую книгу заносят записи о каждом приходном и расходном кассовых ордерах.
4. В конце дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными расходного и приходного кассовых ордеров. Важно подвести итоги операций за день и определить остаток на конец дня.
5. Сумму для выдачи заработной платы по ведомости отражают в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».
6. В конце дня кассир должен подписать соответствующий лист кассовой книги и передать ее, а также расходные и приходные кассовые ордера в бухгалтерию.
7. Главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель должны сверить правильность заполнения КК, данные с расходными и приходными кассовыми ордерами, указать их дневное количество прописью и подписать документ от руки или усиленной цифровой подписью.
Документ могут вести в бумажном виде и заполнять от руки, вести в электронном виде, но распечатывать и подписывать от руки, а также полностью в электронном виде.
Пример заполнения бланка книги
На титульном листе книги важно указать:
- полное название компании;
- ее код по ОКПО;
- наименование структурного подразделения при наличии;
- год или определенный период, на который заводят книгу. Например, это может быть месяц или квартал. При этом вести КК более года не допустимо.
Пример заполнения титульного листа КК
В верхней части прописывают номер листа. Используют только сквозную нумерацию.
Остаток на начало дня берут из данных по остатку на конец прошлого дня на предыдущем листе.
В графе «Номер документа» прописывают номер приходного или расходного кассового ордера. В графе «От кого получено или кому выдано» прописывают фамилию, имя и отчество конкретного лица.
Пример заполнения остатка по счету и итоговой суммы за день
Номер корреспондирующего счета представляет собой реквизиты, с которыми корреспондирует счет 50 «Касса» по каждой приходной и расходной операции. При выдаче денег под отчетность используют счет 71, при получении наличных в банке — 51, при выдаче зарплаты — 70.
По строке «Перенос» в самом низу страницы прописывают сумму по расходу и приходу на этом же листе. В строке «Итого за день» прописывают суммарные обороты за день по приходным и расходным операциям.
Остаток на конец дня считают по формуле: Остаток на начало дня + Оборот по графе «Приход» за день – Оборот по графе «Расход» за день.
Последняя страница КК
В строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии» указывают суммы, которые используют для выдачи зарплаты и соцвыплат.
В конце главный бухгалтер или бухгалтер прописными буквами указывают число приходных и расходных кассовых ордеров по каждому виду отдельно.
