Изнанка удаленки: все грехи вашей команды после эвакуации из офиса

Сотрудники «Мегаплана» частично перешли на удаленную работу задолго до всеобщей самоизоляции. Сегодня предприятия в спешке и без опыта перестраивают процессы под удаленную работу, проблемы сыпятся одна за другой: одни сотрудники ходят по магазинам за гречкой вместо работы, другие резко теряют эффективность, хотя очень стараются. Третьи, напротив, переходят на работу 24/7, потому что просто не могут заставить себя встать из-за компьютера. Когда вы уже прочитали множество одинаковых советов по организации работы из дома, поговорим о реальной жизни и трудностях такого перехода.

Как мы ушли домой

Сотрудники «Мегаплана» начали переходить на удаленную работу два года назад: копирайтер, юрист, разработчик и аналитик коммерческого блока переехали в другие города по личным обстоятельствам. Потом работать из дома начали несколько сотрудников отдела продаж, еще один аналитик перешел на частичную удаленку: три раза в неделю приходил в офис.

Мы опасались падения эффективности, в первую очередь среди менеджеров по продажам — от их активности слишком многое зависит. На практике их результаты немного подросли, так как сотрудники старались показать, что они могут классно работать не только в офисе. Перевод оформляли дополнительным соглашением.

В середине марта 2020 года, когда началась паника из-за коронавируса, наши офисные сотрудники сами выразили готовность перейти на удаленку, чтобы не передвигаться на общественном транспорте. Мы разработали регламент дистанционной работы для разных отделов и за несколько дней покинули офис. Рабочие процессы менять не пришлось, так как всю работу мы построили в нашем же продукте — в сервисе для управления «Мегаплан».

Кому нужен тесный контакт лицом к лицу:

• разработчикам, которые развивают продукт и следят за его целостностью;
• маркетологам, которые координируют свои усилия с отделом продаж.

В офисе поддерживать командный дух таких подразделений значительно проще. Мы смогли сгладить эту проблему: например, наш разработчик, живущий во Владимире, каждое утро общается с командой в режиме стрима — это онлайн-встреча с демонстрацией экрана компьютера одного из участников.

Ночной кошмар руководителя

Многие руководители компаний, до изоляции не работавшие дистанционно, уже признаются, что теперь не понимают, чем вообще занимались от трети до половины сотрудников. Готовятся к чисткам персонала от лентяев, неэффективных и минимально ценных специалистов.

Руководителям сложнее переходить на удаленную работу, чем остальным членам практически любой команды. Им кажется, что теперь они не контролируют никого и ничего. Многим тяжело мотивировать сотрудников фиксировать все действия онлайн, некоторые работают по старинке с блокнотом и не привыкли иначе.

Как поддержать эффективность

• Доверяйте людям. Вы наняли этих специалистов, значит, они соответствовали вашим требованиям, не стоит сомневаться в них без реальной причины. Ваша уверенность и спокойствие будут мотивировать гораздо лучше, чем агрессивный беспорядочный контроль.
• Проанализируйте вместе с командами, для кого важно личное присутствие в одной комнате, и подумайте, какие онлайн-инструменты могут компенсировать этот нюанс.
• Дайте себе и сотрудникам время для адаптации к новым условиям.
• Ставьте четкие и всем понятные дедлайны выполнения задач.

Хоррор для службы безопасности

Мы в «Мегаплане» относимся к безопасности серьезно и в «мирное время». Все данные зашифрованы, а для доступа к конфиденциальным ресурсам каждый сотрудник использует VPN. Но во многих компаниях информация не защищена, а сотрудники теперь работают на домашних компьютерах. Техникой по вечерам пользуются дети, устанавливая любые сомнительные программы. Всего один такой скомпрометированный компьютер может стать брешью во всей инфосистеме компании.

Безопасность важнее удобства. Если у руководителя на даче не открывается внутренний сайт компании с важным документом, он просит сисадмина помочь. Тот пробрасывает порт из Интернета в Интранет, значительно упрощая доступ к информации. И с этого момента важные документы может видеть весь мир, внутренняя система скомпрометирована. Зато начальник благодарит за оперативное решение вопроса. Оценить последствия такого легкомыслия можно как катастрофические: общедоступными могут стать финансовые отчеты, коммерческие документы и стратегические планы компании на год и десятилетия.

Домашние компьютеры более уязвимы. Многие экономят на антивирусной защите домашней техники, а потому риск потери данных для всей внутренней системы работы возрастает.

Позаботьтесь о кибергигиене

• Сформулируйте четкий и единый «белый список» с перечислением разрешенных и запрещенных действий, понятный всем сотрудникам (разрозненные сообщения в почте или мессенджерах не могут заменить единого документа).
• Работайте с сознательностью всех сотрудников, избегая нравоучительного тона.
• Введите нулевую толерантность к любым удобствам в ущерб защите данных компании.
• Храните данные в облаке, а не на компьютерах. Тогда поломка одного компьютера не приведет к потере информации.

Меньше больше работать

С начала пандемии и самоизоляции медиа наперебой публикуют списки сериалов и «полезных домашних занятий» для тех, кто покинул офис. У работодателей эти тексты провоцируют опасения, что на удаленке сотрудники будут играть в имитацию бурной деятельности, смотреть кино во время конференц-колов, бегать по магазинам за гречкой вместо общения с клиентами. Но все сотрудники и в офисе, и на удаленке ведут себя по-разному. Очень многое зависит от порядочности и дисциплинированности конкретного человека, которые не стоит недооценивать. Рано или поздно, если сотрудник только создает видимость работы, его поймают за руку.

В «Мегаплане» мы опасались, что с переходом на полную удаленку начало рабочего дня растянется на несколько часов: одни сотрудники будут подключаться в 10:00, другие — в 12:00. На деле оказалось наоборот. На днях около полуночи онлайн были руководители всех отделов, обсуждали время утреннего звонка. А уже в 10:00 созвонились.

Если одним нужна воля, чтобы дома тоже работать эффективно, то другим приходится искать силы, чтобы встать из-за компьютера и переключиться на что-то другое.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции