Какие бывают электронные подписи, в каких случаях они применяются и как получить ЭЦП

Большинство государственных услуг давно можно получить в электронном виде, и на самом деле весь документооборот можно перевести в такой формат, но для этого придется оформить электронную подпись. Разбираемся, что это такое, чем отличаются механизмы получения такой подписи для физлиц и юрлиц и для чего она может понадобиться.
 

Что такое электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это атрибут электронного документа, с помощью которого верифицируется авторство, время подписания документа и его неизменность. ЭЦП даже может полностью заменить рукописную подпись, но есть нюансы.

Принцип работы ЭЦП

Подписанный ЭЦП документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается с помощью открытого. Весь процесс складывается из нескольких этапов:

• Информация о документе и его содержании зашифровывается с помощью закрытого ключа, создается хэш-сумма.
• Полученная подпись прикрепляется к документу.
• Вместе с документом добавляется сертификат проверки (открытый ключ).
• С помощью программы защиты информации проверяется соответствие хэш-суммы и содержание документа. Если документ не изменялся после подписания, значит эти переменные совпадут, то есть документ сохранит юридическую силу.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца подписи на компьютере, внешнем диске или специальной флешке (токене). Также подпись можно записать на менее популярные носители: смарт-карты, сим-карты, облачные хранилища, диски.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

1. Кто владеет подписью.
2. Какие у него полномочия.
3. Какая организация выдала подпись.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись позволяет подписывать документы в электронном виде. Если для простых операций подходит простое подтверждение личности с помощью пары «логин-пароль» или СМС-подтверждение, то, например, для других целей физическим лицам понадобится ЭЦП. Например, чтобы:

• подать декларацию в ФНС;
• удаленно заключить трудовой договор;
• подать судебный иск через ГАС «Правосудие»;
• оформить заявление на поступление в вуз;
• получить патент или разрешение на различные работы;
• проводить удаленно сделки с недвижимостью (только при наличии специального расширения);
• подписывать договоры между заказчиком и исполнителем;
• использовать в других случаях, когда нужна подпись человека.

Федеральный закон «Об электронной подписи» прямо указывает, что ЭЦП — замена рукописной подписи. Поэтому физлицо смело может использовать электронную подпись в любых случаях, а препятствие к этому может быть лишь одно — категоричный отказ второй стороны взаимодействовать таким образом.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются ЭЦП, чтобы подавать отчетность, общаться с госорганами по электронному документообороту, работать в системе «Честный знак» или пользоваться онлайн-эквайрингом. Предпринимателям точно не обойтись без электронной подписи, если они планируют участвовать в тендерах и аукционах на торговых площадках. Без ЭЦП аккредитоваться на таких площадках не получится.

В чем плюсы и минусы ЭЦП

Самое главное преимущество электронной подписи — экономия времени, а значит и расходов, связанных с физическим оформлением и подачей документов. Перевод документооборота в электронный вид упрощает рабочие процессы. Также к плюсам ЭЦП можно отнести:

• безопасность: электронную подпись невозможно подделать, если ее владелец соблюдает все правила сохранности;
• легкая проверка подлинности;
• высокая скорость коммуникаций между сторонами.

Правда, за это придется заплатить. Усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица при самостоятельном выпуске стоит 1200 рублей, а стоимость одного ключа для юрлиц может достигать 10 000 рублей. Учитывая, что ЭЦП действует только 15 месяцев, эти расходы станут ежегодными. К тому же в компании подпись может понадобиться нескольким сотрудникам, тогда расходы могут оказаться еще более существенными.

Виды ЭЦП и их отличия

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись — это коды из СМС, логин и пароль для авторизации, ПИН-код банковской карты.

С этим видом подписи каждый из нас сталкивается регулярно. Чаще всего простая электронная подпись применяется для подтверждения банковских операций и входа в личный кабинет на различных сайтах и в электронных системах.

Простая электронная подпись подойдет, чтобы подписывать договоры с контрагентами, но только при условии, что будет составлено соглашение об использовании электронной подписи, заверенное обеими сторонами. 

Простая электронная подпись выступает как согласие на какое-то действие, но не дает гарантии авторства.

Простую электронную подпись нельзя применять при работе с государственной или коммерческой тайной, для работы с имущественными и финансовыми документами.

Для получения простой электронной подписи достаточно пройти регистрацию и авторизоваться на сайте или в системе, сформировав постоянные логин и пароль для входа.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись генерируется с помощью криптографии. 

НЭП подтверждает, что документ подписан определенным человеком в определенное время и изменения в документ после его подписания не вносили.

Эту подпись используют, чтобы участвовать в торгах, заверять распоряжения, письма, приказы и некоторые кадровые документы в рамках внутреннего электронного документооборота. 

С использованием НЭП также подписывают договоры при условии, что обе стороны заключили соглашение об использовании электронной подписи.

Но в судебных инстанциях такие подписи не имеют юридической силы.

Как сделать неквалифицированную электронную подпись онлайн

Физлица могут самостоятельно бесплатно получить НЭП в «Личном кабинете налогоплательщика» на сайте ФНС. Потребуется пройти авторизацию на портале «Госуслуги». 

Еще неквалифицированную электронную подпись можно бесплатно получить в приложении «Госключ» при соблюдении условия, что на «Госуслугах» подтверждена учетная запись, внесены данные СНИЛС и номер телефона. При регистрации на него придет СМС с кодом активации.

• Установите приложение «Госключ» на свой мобильный.
• Зарегистрируйтесь в сервисе.
• Оформите сертификат усиленной неквалифицированной подписи, следуя подсказкам на экране.

Ключ электронной подписи будет храниться в приложении «Госключ». 

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут оформить НЭП в любом удостоверяющем центре. Для этого нужно предоставить пакет документов и приобрести носитель для записи ключа.

Стоимость НЭП для компаний и ИП определяется тарифом удостоверяющего центра и задачей электронной подписи. Цена самого простого варианта может начинаться от 500 рублей. Токен для хранения электронной подписи приобретается отдельно.

Действие неквалифицированной электронной подписи для физлиц бессрочное. Срок действия сертификата электронной подписи для юридических лиц и ИП составляет 12 месяцев.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись — самый надежный вид электронной подписи, отвечающий всем требованиям ФСБ. Она приравнивается к собственноручной и имеет юридическую силу практически во всех сферах.

С использованием квалифицированной электронной подписи разрешается подписывать договоры, регистрировать ИП и ООО, совершать действия на «Госуслугах», сдавать декларации в ФНС, подавать заявки на налоговые вычеты.

Компании и ИП при помощи квалифицированной ЭП могут регистрировать онлайн-кассы, участвовать в торгах, сдавать налоговую отчетность.

Ее действие подтверждается квалифицированным сертификатом, который необходимо ежегодно обновлять на сайте удостоверяющего центра.

КЭП содержит штамп времени, по которому можно определить, когда документ подписали, имел ли автор подписи полномочия. Это возможность убедиться, что подпись не была утеряна, украдена или просрочена, когда ее использовали. 

Главные преимущества  квалифицированной подписи: 

• Взломать квалифицированную подпись почти невозможно. Если закрытый ключ утерян, необходимо сразу же обратиться в удостоверяющий центр или налоговую для отзыва сертификата. 
• Ее можно использовать в любых операциях с электронными документами, включая электронные счета-фактуры, налоговые декларации и договоры. Документы, подписанные такой подписью, принимают районные и арбитражные суды и налоговые инспекции.

Как получить электронную подпись

Как получить электронную подпись физлицу

Квалифицированную электронную подпись можно получить через удостоверяющие центры. Для оформления необходимо подготовить пакет документов: каждый УЦ запрашивает свой список, но чаще всего требуется только заявление, паспорт и СНИЛС. Стоит обратить внимание, что понадобится техника — ноутбук или персональный компьютер. Его для корректной работы с ЭЦП бесплатно настроят специалисты удостоверяющего центра.

В офис идти необязательно. Многие УЦ предлагают услугу выезда специалиста на дом. Представители выезжают к клиенту на дом, верифицируют личность, забирают документы и выдают токен. После этого человек сам выпускает подпись на своем компьютере — это делается за пару кликов.

Стоимость выдачи электронной УКЭП для физлиц не превышает 2000 рублей. Плюс к этой сумме добавляется отдельно стоимость токена — от 1500 до 2000 рублей в зависимости от региона.

При этом для операций в личном кабинете налоговой подойдет и неквалифицированная подпись, которую ФНС оформляет налогоплательщику бесплатно. Получить ее можно в разделе «Профиль».

Как получить электронную подпись юрлицу и ИП

Юридические лица и ИП получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ. Понадобятся следующие документы:

1. заявление на изготовление электронной подписи;
2. паспорт и СНИЛС (для ИП);
3. выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
4. копия устава;
5. доверенность уполномоченного представителя и паспорт получателя.

Как и в случае с физлицами, представители УЦ могут выехать в офис или на дом.

Стоит оформление от 800 до 20 000 рублей. Стоимость зависит от того, в каких целях юрлицо или предприниматель будет использовать подпись. Разные ведомства и торговые площадки предъявляют свои требования к нужным расширениям у ЭЦП. Помочь в подборе нужной конфигурации могут специалисты УЦ. Стоит обратить внимание, что отдельно оплачивается также носитель.

ФНС бесплатно выдает КЭП, но только руководителям юрлиц и ИП. Правда, носитель придется все равно покупать — любая флешка не подойдет. Только тот токен, что сертифицирован ФСБ.

С 2022 года руководители юрлиц, ИП и частные нотариусы обязаны получать подписи в ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой. Если есть действующая электронная подпись, выданная другим УЦ, то ей можно пользоваться до конца года. Обновлять уже придется у налоговиков. Такая подпись будет действовать до 15 месяцев.

Как сделать электронную подпись для сайта «Госуслуги»

Для «Госуслуг» можно использовать два вида ЭП: простую и усиленную квалифицированную. 

Простую электронную подпись используют при прохождении регистрации на портале. Когда человек вводит пароль и логин, это и есть его простая электронная подпись.

С помощью простой электронной подписи можно совершать на портале ограниченный набор действий: запрашивать справочную информацию, записываться в медучреждения, оплачивать услуги ЖКХ.

Чтобы получить доступ к расширенному пакету функций на портале «Госуслуги», необходимо оформить усиленную квалифицированную электронную подпись. В первую очередь это будет полезно юрлицам и ИП.

Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи позволяет:

• оформлять сделки с недвижимостью;
• направлять юридически значимые документы в суд и в другие госорганы;
• регистрировать ИП или организацию;
• получать сведения о проверках;
• подтверждать вид деятельности в ФСС;
• получать разрешение на перевозку грузов;
• заключать и расторгать договоры купли-продажи транспортных средств;
• подавать документы по уплате страховых взносов и другое;
• подавать заявление на поступление в вуз;
• регистрировать патенты;
• работать на судебных порталах «Мой арбитр» и ГАС «Правосудие»;
• подтверждать учетную запись на «Госуслугах» без онлайн-банка и посещения МФЦ.

Можно ли проверить подлинность электронной подписи

Проверить подлинность электронной подписи можно несколькими способами:

• Сервис на «Госуслугах». Пользователь загружает документ без ограничений в форматах. Проверить таким образом бесплатно можно как квалифицированную, так и неквалифицированную электронную подпись. Если подпись отсоединенная, загрузить нужно и подписанный документ, и файл подписи.
• Сервис «Контур». Здесь можно как подписать, так и проверить документы, подписанные электронной подписью. Последняя процедура бесплатная и подходит для файлов в любом формате. Правда, проверить можно только отсоединенную подпись — для этого нужно загрузить и документ, и файл подписи.
• Сервис «Про». Здесь проверить бесплатно получится только PDF-файлы, а за проверку остальных придется заплатить. Зато проверить можно все типы подписей.
• Программа «АРМус» Особенность этого способа заключается в том, что придется скачивать специальную программу. Для этого достаточно бесплатной версии «Старт». Проверить можно файлы в любом формате, а также папки документов.
• Плагины для офисного софта и читалок PDF. У «Про» есть свои инструменты, с помощью которых можно проверить подлинность документа прямо в Adobe Reader, Word или Excel. Такая же возможность есть у плагина «Бит».

Если подписи действительны, сервисы укажут владельца подписи, дату подписания, наименование удостоверяющего центра, а также подтвердят, что файл не был изменен. Если же проверка окажется неуспешной, пользователю укажут, что с этим документом не так.

Помимо подлинности подписи для надежности рекомендуется проверять также аккредитацию удостоверяющего центра, выдавшего ЭЦП. Это можно сделать на сайте Минцифры России.

Может ли другой человек использовать мою электронную подпись

Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» накладывает ответственность за безопасность ЭЦП на ее владельца. Он отвечает за сохранность ключей и следит, чтобы электронную подпись не использовали без его согласия. Поэтому если соблюдать все правила безопасности, то использовать подпись без ведома ее владельца невозможно.

К сожалению, передача доверенности на ЭЦП никак не регламентирована. Чтобы сэкономить расходы, в некрупных компаниях часто заводят подпись на одного уполномоченного сотрудника (чаще всего директора), а после передают ее между сотрудниками. Бухгалтеры этим ключом отправляют отчетность в ФНС, юристы формируют иски в суд, коммерческие сотрудники маркируют товары.

По закону это не считается нарушением, но стоит помнить, что всю ответственность несет владелец подписи, независимо от того, подписывал он документ сам или поручил это своему доверенному сотруднику. Поэтому рекомендуется оформлять ЭЦП каждому сотруднику, у которого есть право подписи.

О чем важно помнить при выпуске электронной подписи: кратко

Чтобы правильно выбрать электронную цифровую подпись, в первую очередь важно учитывать, какие операции можно совершать с ее использованием. 

Также стоит ознакомиться с другими ограничениями, такими как срок действия, порядок получения.