Каждый месяц сотрудники, оформленные по трудовым договорам, получают расчетные листки. Кто-то относится к документу как к формальности, а кто-то — внимательно изучает каждое начисление.
Рассказываем, из чего состоит документ, для чего он нужен и куда жаловаться, если ваша организация пренебрегает правилами и не составляет расчетку.
Что такое расчетный листок и зачем он нужен
Расчетный листок по заработной плате — это детализация начислений сотруднику от работодателя. Утвержденной единой формы у документа нет, каждая организация сама определяет ее вид. Однако в ней обязательно должна отражаться следующая информация:
- составные части заработной платы;
- иные начисления, вроде больничных, командировочных, отпускных и прочих выплат;
- сумма удержанного НДФЛ;
- сумма других удержаний — например, компенсация работодателю за материальный ущерб;
- общая сумма к выдаче.
Документ позволяет вам получить полное представление о заработной плате. С ним можно обратиться за разъяснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию организации. Кроме того, расчетный листок станет важным документом, если дело дойдет до судебного разбирательства или жалобы в трудовую инспекцию.
Кто составляет расчетный лист?
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Минтруд не регламентирует, кто должен формировать и выдавать расчетки от имени работодателя. Это руководитель должен определить сам. В России принято, что расчетные листки формирует и выдает бухгалтерия. Это просто: в бухгалтерских программах есть функции автоматического формирования расчетки.
Иногда задачи распределяются: бухгалтерия составляет документ, а выдает или рассылает его кадровик. ИП с сотрудниками, понятно, сам составляет расчетки и сам же их передает работникам.
Расшифровка кодов и образец
Кодировки доходов в расчетном листке могут быть двух типов: общепринятые в отчетности по НДФЛ либо принятые внутри организации. Во втором случае персонал должны ознакомить с расшифровками таких кодировок любым из следующих способов:
- рядом с кодом указать расшифровку;
- в коллективном договоре перечислить действующие кодировки и их расшифровку.
А вот расшифровки, принятые в отчетности по НДФЛ:
| Код | Расшифровка |
| 2000 | Начисленная зарплата за выполнение трудовых обязанностей. |
| 2012 | Отпускные выплаты. |
| 2002 | Выплата премии. |
| 2014 | Выходное пособие. |
| 2300 | Пособие по временной нетрудоспособности (больничные). |
| 2530 | Зарплата в натуральном выражении. |
| 2720 | Стоимость врученных подарков. |
| 2762 | Материальная помощь при рождении ребенка или усыновлении. |
| 1010 | Выплаченные дивиденды. |
| 2010 | Выплаты по договору ГПХ. |
В некоторых организациях коды доходов не пишут, а сразу пишут вид. В этом случае расчетный лист выглядит так.
Для кого необходимо делать расчетный лист
Расчетный листок нужно выдавать всем наемным сотрудникам, оформленным по трудовым договорам. Получить документ должны и сезонники, и совместители, и временные работники.
Есть только одно исключение: нулевые доходы. То есть если за прошедший месяц сотрудник ничего не заработал, то и выдавать ему документ не нужно.
Соответственно, если работник находится в декрете или в продолжительном административном отпуске, то бухгалтерии и кадровикам не нужно тратить время, чтобы в течение нескольких месяцев отправлять расчетку с нулевыми начислениями.
Расчетные листки также не нужно составлять для работников на договорах ГПХ. Если следовать норме закона, они не сотрудники компании, а наемные специалисты, которые оказывают услуги. Более того, выдача расчетного листка коллеге на договоре ГПХ влечет за собой риск переквалификации отношений из гражданско-правовых в трудовые.
Когда и как выдают расчетный листок
Зарплату выплачивают как минимум два раза в месяц, однако расчетный листок сотрудники должны получать при окончательном расчете. К примеру, в вашей организации выдают зарплату два раза в месяц: 20 числа — за первую половину месяца (аванс) и 5 числа следующего месяца — за оставшийся период (зарплата). Значит, расчетный лист работодатель выдаст вам в день получения зарплаты.
Когда сотрудник увольняется, документ выдается в последний рабочий день, после того как работодатель окончательно рассчитает выплату.
Расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.
Как передать работнику расчетный лист
ТК РФ не регламентирует, как именно организации должны передавать документ сотрудникам, но есть позиция Минтруда. Ведомство разрешает выдавать электронную версию расчетного листа по электронной почте, в системе кадрового электронного документооборота или в личном кабинете корпоративного портала. Правда, это положение обязательно должно быть указано в трудовом договоре или в других коллективных внутренних нормативных документах.
Расчетный листок — личные данные сотрудника. Поэтому доступ к нему имеют только лица, под подпись ознакомленные, что эта информация — конфиденциальная. Обычно это бухгалтеры и кадровые специалисты. Они же должны убедиться, что информация о выплатах конкретного сотрудника не попадет другим коллегам.
Должен ли работодатель подтверждать, что выдал расчетный лист
Трудовой кодекс не требует от работодателей подтверждения, что сотрудники получили расчетные листы, то есть не требуется вести учетный журнал, когда и кто их получил. Но при этом есть наказание, если работник не получает информацию о заработной плате.
Чтобы в будущем избежать этого наказания, во многих организациях все-таки просят сотрудников подписываться в учетном журнале или на втором экземпляре расчетного листка. Это нормально.
Как проверить расчетный листок
| Расшифровка | |
| Начислено | Сумма начисленного заработка (оклад, премии и надбавки), оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и прочие выплаты. |
| Удержано | НДФЛ, удержания по исполнительным листам (например, алименты), удержания по заявлению работника (например, благотворительные взносы). |
| Выплачено | Сумма, выданная работнику в течение месяца — аванс, зарплата, отпускные и так далее. |
| К выплате | Сумма, которую работник получит на руки, то есть после вычета всех прошлых выплат и удержаний. |
Можно ли запросить расчетный листок раньше срока
Вы можете попросить предоставить расчетный лист за любой период с момента, когда вы устроились в организацию. Работодатель обязан выдать документ в течение трех дней.
Заявление пишется в свободной форме. Вот пример подобного обращения.
Что делать, если работодатель не выдает расчетный листок или выдал неверный
Невыдача расчеток — это административное нарушение. Штраф для должностных лиц и ИП — 1–5 тыс. рублей, для юрлиц — 30–50 тыс. рублей. За первое нарушение могут выписать только предупреждение, но если работодатель повторно нарушает правила, штрафы назначают выше, а должностным лицам грозит дисквалификация сроком до трех лет.
Если работодатель не выдает документ, напомните ему о его обязательствах. Если спокойный разговор не помог, обращайтесь в трудовую инспекцию. Сделать это можно разными способами:
- На сайте онлайнинспекция.рф. Это официальный сайт Роструда. Вам нужно выбрать категорию жалобы «Прочие вопросы» → «Иное нарушение трудовых прав».
- Отправить заявление электронной почтой в инспекцию.
- Через «Госуслуги». Услуга называется «Заявление о нарушении трудовых прав».
Важно! Анонимные жалобы трудовая инспекция не рассматривает. Однако раскрытия тайны обращения можно избежать, если в заявлении попросить сохранить конфиденциальность. Тогда инспекторы обязаны сохранить данные заявителя в секрете.
Что такое расчетный листок и для чего он нужен: кратко
- Расчетный листок — это документ с детализацией всех начисленных сотруднику выплат на работе.
- Лист выдается в день зарплаты. В нем отражается информация за прошедший месяц.
- Документ должны выдавать всем сотрудникам, которые оформлены по трудовым договорам. Лист не составляется только для тех, у кого нулевые начисления за период.
- Если работодатель не выдает расчетный лист или допускает в нем ошибки, можно пожаловаться в трудовую инспекцию. Организацию оштрафуют и выпишут предписание исправиться.