Рассказываем, как бизнес может использовать ключевые показатели эффективности — планировать и контролировать свой доход, достигать новых целей быстрее, и почему KPI выгоден для сотрудников.
Что такое KPI
KPI (с англ. Key Performance Indicator) — ключевой показатель эффективности бизнеса в целом или отдельного сотрудника. В русском языке также могут использовать аббревиатуру КПЭ — ключевые показатели эффективности. Цель такой системы — направить действия всех сотрудников на достижение определенной цели с помощью достижения показателей.
Под такие показатели подпадают все метрики, к которым стремится бизнес. Например, продать в следующем квартале в два раза больше собственных изделий, набрать в следующем месяце на 2 тыс. подписчиков больше или заработать 1 млн рублей чистой прибыли — все это ключевые показатели эффективности.
Обычно KPI ограничен каким-то определенным временным периодом или сроком. Например, заработать 1 млн чистой прибыли не за абстрактный период, а, например, за полгода.
Ключевые показатели эффективности основываются на метриках, числах, процентах и долях. KPI помогает бизнесу:
- ставить стратегические цели и следить за их достижением;
- определять планы развития отделов, филиалов, а также сотрудников и оценивать их эффективность работы;
- выстраивать механизмы мотивации для сотрудников, которые получают сдельную оплату труда, или их премии. Это зависит от достигнутых показателей.
Часто ключевые показатели эффективности используют в больших корпорациях для мотивации сотрудников и их премирования. Однако KPI — это абсолютно любые цифры, которые можно использовать для планирования. Показатели могут быть и у репетитора, и у маленькой булочной, и у крупной корпорации.
Виды КПЭ
В широком смысле ключевые показатели эффективности разделяют на высокоуровневые и низкоуровневые.
Высокоуровневые показатели — основная цель бизнеса. Часто это план по годовой чистой прибыли компании или ежемесячная выручка, которая показывает, что бизнес безубыточен.
Такие числа часто вписывают в финансовую модель бизнеса.
Высокоуровневый KPI — показатель стратегического планирования. Обычно его делят на несколько низкоуровневых показателей: большую цель делят на несколько небольших задач и подзадач.
Ключевые показатели эффективности также разделяют на:
- Оперативные, которые отражают текущую ситуацию в компании и помогают решать возникающие задачи.
- Стратегические, которые отражают деятельность компании за определенный период и позволяют корректировать планы на следующие периоды.
Кроме того, КПЭ разделяют на:
- показатели затрат;
- показатели эффективности;
- показатели функционирования (соответствие какого-либо процесса прописанной модели);
- показатели производительности — соотношение полученного результата и затраченного на это времени;
- показатели результативности — какой результат удалось достигнуть.
Показатель результативности помогает оценить результаты трудовой деятельности сотрудников. Также KPI используют при расчете премиальной части заработной платы.
Как связаны KPI и заработная плата
Внедрение показателей эффективности при оплате труда компания должна четко понимать, каких целей хочет достигнуть. Такие цели должны иметь конкретные цифры. Например, занять 3 место по узнаваемости бренда среди производителей аналогичных товаров к концу года, увеличить оборот на 5% за шесть месяцев и т. д.
Мотивационная система должна повысить интерес сотрудника к работе. При этом важно помнить, что не все сотрудники могут повлиять на достижение бизнес-целей компании. Например, секретарь, бухгалтер или документовед. Для таких сотрудников нужно установить критерии эффективности, специфичные именно для их работы, и привязать их к реализации целей и задач конкретного подразделения.
Например, у секретаря в КПЭ могут быть заложены показатели качества обработки входящей документации, скорость ответа на запросы.
Для внедрения системы ключевых показателей эффективности бизнесу важно:
- четко сформулировать цели;
- разработать низкий и высокий показатели эффективности;
- распределить полномочия и обязанности между сотрудниками;
- определить, на какие индикаторы для достижения общей цели влияет каждый отдел и каждый сотрудник в частности;
- сформулировать отдельные индикаторы для каждого работника;
- разработать алгоритм начисления заработной платы с учетом ключевых показателей эффективности.
Понять, правильно ли в компании выстроена система KPI, помогут продуманные и определенные величины.
У сотрудника не должно быть много показателей — идеально не более пяти. Каждый показатель должен иметь свой вес, который будет отражаться в заработной плате. Обычно бизнес прибегает к модели, где работник получает фиксированный оклад, при этом мотивационная часть выплачивается к окладу дополнительно, например, в виде ежеквартальной или полугодовой премии.
При внедрении KPI бизнесу важно придерживаться трех правил:
- в компании, отдельном подразделении и у отдельного сотрудника не должно быть много показателей;
- индикаторы должны быть измеримыми;
- временные и финансовые затраты на измерение таких параметров не должны быть выше стоимости последних.
Индикаторы KPI
Оценить эффективность работы сотрудников можно с помощью различных показателей, например, нормы продаж, количества сделок — все зависит от конкретной деятельности сотрудника.
Для оценки эффективности в качестве индикаторов бизнес может использовать:
- количество задач на сотрудника — сколько задач он может выполнить за определенное время;
- объем работ на определенного сотрудника — полезен для оценки эффективности конкретных сотрудников, которые занимаются однотипным трудом;
- скорость реализации задач — с помощью этого показателя можно оценить эффективность выполнения работы.
Важно тестировать разные показатели, изучать полученные результаты и менять их под свой бизнес, определять новые способы оценки.
Плюсы и минусы системы KPI
Ключевые показатели эффективности в компании имеют как преимущества, так и недостатки.
К плюсам КПЭ можно отнести:
- прозрачную систему оценки сотрудников и бизнес-процессов;
- дополнительную мотивацию сотрудников;
- быстрое обнаружение ошибок и неэффективных решений в бизнес-процессах, слабых сторон в работе сотрудника, отдела или всей компании в целом;
- дополнительный контроль качества товаров и услуг;
- прогнозирование выполнения задач, например, по объемам продаж, новым клиентам и т. д.
К минусам можно отнести:
- сложности в определении и расчетах показателей;
- неверно выбранные показатели, которые не приводят к более эффективным процессам;
- дополнительные затраты на проверку отчетов;
- временные затраты на адаптацию персонала под новые требования;
- сопротивление персонала внедрению КПЭ. Если неправильно объяснить работникам цели и пользу от новых правил, они могут ошибочно предположить, что руководство компании пытается снизить им заработную плату;
- манипуляции показателями, когда недобросовестные сотрудники указывают недостоверные данные, чтобы получить премию больше;
- возможность оценки только количественных показателей. В погоне за цифрами сотрудники могут игнорировать качественные показатели работы.
Что нужно помнить о КПЭ: главное
- KPI — ключевые показатели эффективности деятельности компании.
- От КПЭ зависит прибыль компании и качество работы сотрудников. Если ориентироваться на ключевые показатели эффективности, можно понять, насколько прибыльна деятельность и нужно ли менять бизнес-модель.
- Такие показатели должны измеряться в цифрах и иметь четкие сроки для достижения.
- Если выстроить систему KPI неверно, например, сотрудник должен достигнуть более пяти показателей, он может потерять мотивацию и выполнять свою работу некачественно.
- KPI — это ключевые показатели эффективности бизнеса. От них зависит прибыль компании и эффективность работы сотрудников. Если ориентироваться на KPI, можно проследить, насколько успешен бизнес и нужно ли что-то менять в бизнес-модели, чтобы больше зарабатывать.
